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Archives médicales15/09/2018 Code de document: a162007
Arrêt des activités - Conservation et transmission des dossiers d’un médecin généraliste

Le Conseil national de l'Ordre des médecins a examiné une question relative à la conservation et à la transmission des dossiers d'un médecin généraliste lorsqu'il cesse d'exercer au moment de sa retraite.

Avis du Conseil national :

En sa séance du 15 septembre 2018, le Conseil national de l'Ordre des médecins a examiné une question relative à la conservation et à la transmission des dossiers d'un médecin généraliste lorsqu'il cesse d'exercer au moment de sa retraite.

1. Conservation et délai de conservation

Le Conseil national constate qu'il n'existe pas de disposition légale générale fixant le délai de conservation « d'un » dossier médical. Le délai civil de prescription pour la responsabilité est de 20 ans maximum à partir du jour qui suit celui où s'est produit le fait qui a provoqué le dommage[1]. Cette responsabilité passe aux héritiers en cas de décès du médecin.

Le Code de déontologie médicale (CDM) dispose que les dossiers médicaux doivent être conservés pendant 30 ans, après le dernier contact avec le patient (article 24 CDM 2018)[2].

Un médecin qui cesse sa pratique est donc responsable de la conservation de ses dossiers patients et de la fourniture de toutes les informations utiles pour la continuité des soins au médecin désigné par le patient ou au patient lui-même, et ce pendant les trente années suivant le dernier contact avec le patient.

2. Transmission

Pour des raisons pratiques (p. ex. santé personnelle, décès, déménagement, difficultés techniques), un médecin n'a pas toujours la possibilité de se charger lui-même de la conservation des dossiers des patients.

Dans ces circonstances, ces dossiers peuvent être conservés par un confrère ayant les mêmes compétences.

Outre la transmission de toutes les informations utiles pour la continuité des soins au médecin désigné par le patient ou au patient lui-même, ce confrère assure également toutes les tâches reprises à l'article 9 de la loi du 22 août 2002 relative aux droits du patient[3] (conservation sécurisée, accorder le droit de consultation et le droit de copie). Il le fait dans le respect du secret professionnel et de la législation sur la protection des données (loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel ). Dans ce cadre, il est logique de transmettre le dossier patient complet au médecin désigné par le patient.

Dans une association, un cabinet de groupe ou une maison médicale, cette conservation est généralement automatiquement poursuivie.

Un médecin solo (ou ses proches) peut essayer, dans un premier temps, de trouver lui-même un confrère disposé à conserver ces dossiers.

Si ce médecin n'est pas en mesure de trouver lui-même un confrère, il peut s'adresser au cercle de médecins généralistes et/ou à son conseil provincial qui peuvent chercher une solution. Il est notamment envisageable que le cercle de médecins généralistes se charge de la conservation sous la responsabilité de son président ou que le cercle de médecins généralistes trouve un confrère prêt à assumer cette tâche. En dernier recours, il incombe au conseil provincial de trouver une solution.

En outre, le Conseil national souhaite souligner que le dossier patient est aussi un élément de preuve, comme mentionné à l'article 22 CDM 2018[4], dans le cadre tant de la responsabilité déontologique que de la responsabilité civile. À cet égard, le médecin ou, le cas échéant, ses proches doivent, en fonction de la problématique, garder la possibilité d'accéder aux dossiers.

3. Papier versus électronique

Les mêmes principes s'appliquent évidemment aux dossiers papier et électroniques.

Dans le cas des dossiers papier, un espace de stockage suffisant peut constituer un problème pratique.

Pour les dossiers électroniques, le Conseil national estime que les packs de logiciels agréés doivent prévoir la possibilité de transmettre un fichier complet de dossiers patients à un autre médecin, en cas d'arrêt d'une pratique. [



[1] Art. 2262bis du code civil

[2]Article 24. Les dossiers des patients doivent être conservés pendant trente ans après le dernier contact avec le patient, de manière sécurisée et en respectant le secret professionnel. Passé ce délai, le médecin peut détruire les dossiers.

Lorsque sa pratique cesse, le médecin transmet au médecin désigné par le patient ou au patient tous les renseignements utiles pour garantir la continuité des soins.

[3]Loi du 22 août 2002 relative aux droits du patient

Art.9. § 1er. Le patient a droit, de la part de son praticien professionnel, à un dossier de patient soigneusement tenu à jour et conservé en lieu sûr.

A la demande du patient, le praticien professionnel ajoute les documents fournis par le patient dans le dossier le concernant.

§ 2. Le patient a droit à la consultation du dossier le concernant.

II est donné suite dans les meilleurs délais et au plus tard dans les 15 jours de sa réception, à la demande du patient visant à consulter le dossier le concernant.

Les annotations personnelles d'un praticien professionnel et les données concernant des tiers n'entrent pas dans le cadre de ce droit de consultation.

A sa demande, le patient peut se faire assister par une personne de confiance désignée par lui ou exercer son droit de consultation par l'entremise de celle-ci. Si cette personne est un praticien professionnel, elle consulte également les annotations personnelles visées à l'alinéa 3. (Le cas échéant, la demande du patient est formulée par écrit et la demande, ainsi que l'identité de la personne de confiance, sont consignées ou ajoutées au dossier du patient.) <W 2006-12-13/35, art. 63, 1°, 002; En vigueur : 01-01-2007>

Si le dossier du patient contient une motivation écrite telle que visée à l'article 7, § 4, alinéa 2, qui est encore pertinente, le patient exerce son droit de consultation du dossier par l'intermédiaire d'un praticien professionnel désigné par lui, lequel praticien consulte également les annotations personnelles visées à l'alinéa 3

§ 3. Le patient a le droit d'obtenir, (...), une copie du dossier le concernant ou d'une partie de celui-ci, conformément aux règles fixées au § 2. Sur chaque copie, il est précisé que celle-ci est strictement personnelle et confidentielle. (Le Roi peut fixer le montant maximum pouvant être demandé au patient par page copiée, copie donnée en application du droit précité d'obtenir une copie ou sur un autre support d'information.) <W 2006-12-13/35, art. 63, 2°, 002; En vigueur : 01-01-2007>

Le praticien professionnel refuse de donner cette copie s'il dispose d'indications claires selon lesquelles le patient subit des pressions afin de communiquer une copie de son dossier à des tiers.

§ 4. Après le décès du patient, l'époux, le partenaire cohabitant légal, le partenaire et les parents jusqu'au deuxième degré inclus ont, par l'intermédiaire du praticien professionnel désigné par le demandeur, le droit de consultation, visé au § 2, pour autant que leur demande soit suffisamment motivée et spécifiée et que le patient ne s'y soit pas opposé expressément. Le praticien professionnel désigné consulte également les annotations personnelles visées au § 2, alinéa 3.

[4] Article 22. Le médecin tient à jour pour chaque patient un dossier dont la composition et la conservation répondent aux exigences légales et déontologiques.

Dans le respect du secret professionnel, le médecin gère le dossier des patients qui est un outil de travail, un moyen de communication, un point de référence qualitatif et un élément de preuve.




Archives médicales15/09/2018 Code de document: a162010
Arrêt des activités - Conservation et transmission des dossiers d’un médecin généraliste

Le Conseil national de l'Ordre des médecins a examiné une question relative à la conservation et à la transmission des dossiers d'un médecin généraliste lorsqu'il cesse d'exercer au moment de sa retraite.

Avis du Conseil national :

En sa séance du 15 septembre 2018, le Conseil national de l'Ordre des médecins a pris connaissance des problèmes d'incompatibilité et d'interopérabilité entre les différents logiciels pour médecins généralistes, en particulier lors de la transmission des dossiers médicaux par exemple en cas de changement de médecin généraliste ou d'arrêt de la pratique.

En cas d'arrêt d'une pratique, il est pour le moment impossible de transmettre, pour conservation, un fichier complet contenant les dossiers des patients à un autre médecin. Le Conseil national pense que cette possibilité devrait être prévue.

Dans le cas d'un changement de médecin généraliste, plusieurs médecins signalent que les dossiers envoyés ne sont pas toujours lisibles, et ce bien que ce soit repris comme critère dans les « Critères d'homologation de logiciels de gestion de dossiers patients en médecine générale (version 11/03/2013) »*.

Le Conseil national estime que le dossier médical est l'instrument par excellence qui permet d'assurer la continuité des soins ; il insiste dès lors pour que la compatibilité et l'interopérabilité soient considérées comme des critères à remplir nécessairement pour l'attribution de l'homologation des logiciels.

* Le logiciel permet l'export d'un dossier patient sous forme du « Patient Migration Format » d'un médecin à un autre, peu importe le logiciel utilisé par le destinataire.

Le logiciel permet l'importation et la création d'un dossier patient sur la base du contenu « Patient Migration Format » d'un autre médecin qui utilise un logiciel labellisé.


Archives médicales17/09/2016 Code de document: a154010
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voir avis CN 14 octobre 2023, a170018.

Délai de conservation des coupes et des blocs de paraffine en anatomie pathologique

Le Conseil national a examiné une question afin d'adapter son avis du 13 décembre 1986 concernant les coups anatomopathologiques..

Avis du conseil national :

En sa séance du 17 septembre 2016, le Conseil national a examiné votre question, à savoir s'il découle de l'avis du 20 janvier 2001 (a092001) concernant le délai de conservation des clichés radiographiques et des tracés électro-encéphalographiques que le délai de conservation des coupes et des blocs de paraffine en anatomie pathologique peut être réduit de 30 ans à 20 ans de sorte que l'avis du 13 décembre 1986 (a036004) concernant les coupes anatomopathologiques soit de préférence adapté.

1. L'avis du 13 décembre 1986 (a036004) énonce que tant les coupes (lames avec morceaux de tissu colorés pour les examens microscopiques) que les blocs de paraffine (prélèvements enclavés dans la paraffine à partir desquels les coupes sont produites) doivent être conservés aussi longtemps que le protocole (rapport des constatations et du diagnostic anatomopathologiques) car celui-ci peut mener à des discussions. Par conséquent, tant le protocole et les coupes que les blocs de paraffine font partie du dossier médical pour lequel un délai de conservation légal d'au moins 30 ans est d'application(1) . Ce délai prend cours à compter du dernier contact avec le patient(2) .

2. L'avis du 20 janvier 2001 traite par contre la question relative à la durée de conservation obligatoire des documents médicaux par le médecin généraliste.

L'avis n'affirme pas que les clichés radiographiques ne seraient soumis qu'à un délai de conservation de 20 ans. L'avis énonce seulement que les documents médicaux doivent être conservés pendant une période de 30 ans par le médecin généraliste, par analogie avec le délai de conservation d'application pour le dossier médical (hospitalier).

Par ailleurs, l'avis impose une mesure de précaution déontologique supplémentaire en vertu de la loi du 10 juin 1998 modifiant certaines dispositions en matière de prescription lors d'une action (personnelle) en indemnisation d'un dommage sur la base de la responsabilité extra-contractuelle. Cette loi fixe que, pour les dommages causés à partir du 27 juillet 1998, un délai de prescription de 20 ans est d'application(3) . On en déduit que, outre l'obligation de conservation du dossier médical pour un terme de 30 ans, le médecin conserve également de préférence les documents ayant trait à un éventuel fait dommageable pendant 20 ans dès qu'une action en justice est intentée pour ce fait. Il s'agit dès lors d'une mesure de précaution qui s'ajoute au délai de conservation de 30 ans pour le dossier médical.

3. Par conséquent, le Conseil national estime que ni la loi du 10 juin 1998 modifiant certaines dispositions en matière de prescription, ni l'avis du 20 janvier 2001 (a093001) n'imposent une modification de l'avis du 13 décembre 1986 (a036004). Le délai de conservation de 30 ans pour les coupes et les blocs de paraffine reste intégralement en vigueur.


1.Article 1, § 3 de l'arrêté royal du 3 mai 1999 déterminant les conditions générales minimales auxquelles le dossier médical, visé à l'article 15 de la loi sur les hôpitaux, coordonnée le 7 août 1987, doit répondre.
2.Article 46 du Code de déontologie médicale.
3.Article 5 de la loi du 10 juin 1998 modifiant certaines dispositions en matière de prescription.

Médecin-conseil21/05/2005 Code de document: a109007
Délai de conservation des dossiers médicaux établis par des médecins-conseils d'assurances et par des médecins experts

Délai de conservation des dossiers médicaux établis par des médecins-conseils d’assurances et par des médecins experts

Un conseil provincial soumet une question au Conseil national relative aux délais et aux modalités de conservation des dossiers médicaux qui sont établis par un médecin expert en tant que médecin-conseil d’assurances et en tant que médecin expert.

Avis du Conseil national:

Sous réserve des résultats d’un examen complémentaire en cours sur la portée de l’article 46 du Code de déontologie médicale, le Conseil national estime qu'il convient de respecter également dans les cas que vous citez le délai de conservation prescrit à cet article du Code de déontologie médicale.

La conservation des documents médicaux doit se faire dans le respect des prescriptions déontologiques et légales en la matière, notamment de la loi du 22 août 2002 relative aux droits du patient. L'archivage électronique doit reposer sur des techniques de protection contre la falsification des données.

Le Conseil national confirme ses anciens avis des 20 avril 1985 concernant la conservation des dossiers médicaux, 16 janvier 1999 concernant le stockage de données médicales par une institution commerciale, 22 avril 1995 concernant les communications électroniques et 12 décembre 1998 concernant le dossier médical global informatisé.

Le Conseil national estime que les dossiers du greffe d'un tribunal ne peuvent remplacer des archives médicales.

Archives médicales21/09/2002 Code de document: a098004
Délais de conservation de dossiers hospitaliers

Le Conseil national adresse la lettre suivante au président du groupe de travail "Archives" de la commission "Télématique" du ministère des Affaires sociales, de la Santé publique et de l'Environnement :

En sa séance du 21 septembre 2002, le Conseil national a examiné un projet d'avis du groupe de travail "Archives" de la commission "Normes en matière de Télématique au service du Secteur des Soins de Santé" - en abrégé commission "Télématique" - concernant la conservation long-terme des dossiers patients par les hôpitaux.
Ce projet d'avis aurait été ou serait transmis au ministre compétent pour servir de base à une modification de l'arrêté royal du 3 mai 1999 déterminant les conditions générales minimales auxquelles le dossier médical visé à l'article 15 de la loi sur les hôpitaux, coordonnée le 7 août 1987, doit répondre. Le projet d'avis porte, entre autres, une modification de l'article 1er, §3, de cet arrêté royal, disposant que le dossier médical doit être conservé à l'hôpital pendant au moins trente ans.

Le Conseil national s'étonne du contenu de ce projet d'avis qui est contraire à la législation en vigueur en matière de prescription d'une part et appelle des questions du point de vue de la déontologie médicale d'autre part.

***

Dans le projet d'avis, un délai de conservation d'au moins vingt ans est préconisé pour le dossier patient entier, sur la base de l'article 2262bis, §2, du Code civil. Cependant, ce délai de conservation ne vaut que pour les dossiers clôturés après le 27 juillet 1998 tandis que les dossiers médicaux clôturés avant cette date doivent être conservés plus longtemps en vertu des dispositions transitoires de la loi du 10 juin 1998 modifiant certaines dispositions en matière de prescription.

Dans son avis du 20 janvier 2001 concernant le délai de conservation de pièces issues d'un dossier médical auquel l'actuel article 1er, §3, de l'arrêté royal précité ne s'applique pas, le Conseil national note: "Par conséquent, […] il est également indiqué de tenir compte des délais maximaux de prescription de toutes les actions (personnelles) en indemnisation d'un dommage sur la base de la responsabilité extra-contractuelle tels que fixés par la loi du 10 juin 1998 modifiant certaines dispositions en matière de prescription, entrée en vigueur le 27 juillet 1998.
Compte tenu des dispositions transitoires de la loi, les nouveaux délais de prescription sont les suivants:

  • pour un dommage provoqué avant le 27 juillet 1988: trente ans après le fait dommageable;
  • pour un dommage provoqué dans la période du 27 juillet 1988 jusqu'au 26 juillet 1998: jusqu'au 26 juillet 2018 compris, à savoir vingt ans après l'entrée en vigueur de la nouvelle loi;
  • pour un dommage provoqué à partir du 27 juillet 1998: vingt ans après le fait dommageable.

A partir du moment où une action est intentée, il est préférable de conserver le dossier jusqu'à la décision judiciaire finale et définitive, en tenant compte le cas échéant des réserves admises." (Bulletin du Conseil national n°92, p.3).

Il est évident qu'il y a lieu, pour les dossiers médicaux hospitaliers comme pour tous les autres dossiers médicaux, d'au moins respecter le délai de conservation correspondant aux délais légaux de prescription de la responsabilité civile des médecins et des actions en dédommagement intentées par des patients. Il n'en a pas été tenu compte par la commission dans l'élaboration de son projet d'avis.

***

La commission a bien accordé l'attention nécessaire à la conservation de données en fonction de la continuité des soins après l'expiration des délais de conservation prévus par la loi. Le Conseil national estime cependant que la conservation illimitée dans le temps de dossiers médicaux de synthèse passe à côté des objectifs poursuivis et que le but visé ne sera parfois pas atteint.
Il est avant tout exclu de déterminer avec une probabilité confinant à la certitude quelles données pourront s'avérer importantes pour le patient sur le long terme. Un peu d'histoire de la médecine suffit à démontrer combien les médicaments pris par un patient peuvent parfois avoir de graves conséquences ne se manifestant que très longtemps après, tandis que l'on peut aussi s'interroger sur l'utilité d'une conservation illimitée dans le temps de rapports de consultations et de rapports de sortie d'hospitalisation n'ayant mis en évidence aucune pathologie significative. Lors de la discussion de l'adaptation récente de l'article 46 du Code de déontologie médicale concernant la conservation des dossiers médicaux, le Conseil national est arrivé à la conclusion qu'un délai justifié de conservation de données médicales supérieures à trente ans, dépend de la nature des données, de la symptomatologie et de l'âge du patient. Une mesure linéaire imposant la conservation illimitée dans le temps de tous les dossiers médicaux synthétisés constituerait une disposition excessive.

***

La commission a tenu compte dans l'avis qu'elle a émis, de l'importance de la conservation de données médicales en vue d'études épidémiologiques et de la recherche scientifique. Il est également suggéré d'examiner les possibilités de dépôt de dossiers patients auprès des archives générales du Royaume.
Le Conseil national peut se déclarer d'accord avec le fait que la destruction de certaines données est susceptible de nuire aux études épidémiologiques et à la recherche scientifique, mais il estime d'autre part injustifiée la conservation "aveugle" de données médicales, c'est-à-dire sans avoir déterminé au préalable le but dans lequel certaines données sont conservées. La conservation de données médicales en vue de la recherche épidémiologique ou scientifique ne peut se faire qu'avec l'autorisation du patient informé de la finalité de cette conservation de données. Le Conseil national estime que l'autorisation du patient est également requise pour la conservation de données suivant un mode non identifiable. Ce mode de conservation paraît évident au Conseil national dans le cadre d'études épidémiologiques et scientifiques.

***

Le Conseil national estime devoir en outre souligner que le projet d'avis contient quelques dispositions qui ne contribueront pas à la solution des "réels problèmes logistiques de stockage" pour les hôpitaux, pourtant point de départ du projet d'avis. Ainsi, la commission Télématique recommande que le délai de conservation commence à courir après le dernier contact "avec l'institution". Des visites hospitalières en ambulatoire, par exemple pour la suture d'une plaie ou pour une radio à la demande du médecin généraliste, ont pour conséquence que la totalité du dossier médical doit être conservée de manière illimitée dans le temps si l'intervalle entre ces visites n'est pas de vingt ans.

Il est frappant de voir le projet d'avis toujours évoquer le dossier patient, qui comprend le dossier médical et le dossier infirmier. Pour ce dernier, l'arrêté royal du 3 mai 1999 ne mentionne pas de délai de conservation. L'extension du délai de conservation au dossier infirmier, même si elle est justifiée, augmentera les problèmes de stockage.

En conclusion, le Conseil national estime que le projet d'avis de la commission "Télématique" concernant la conservation à long terme des dossiers des patients par les hôpitaux, n'est pas satisfaisant sur plusieurs points importants et qu'il ne peut dès lors servir de base à la modification de l'article 1er, §3, de l'arrêté royal du 3 mai 1999 relatif au délai de conservation du dossier hospitalier. Le projet d'avis ne tient en effet pas compte des dispositions transitoires de la loi du 10 juin 1998 modifiant certaines dispositions en matière de prescription. Il opte pour une conservation illimitée dans le temps de dossiers patients sous forme synthétique. Il ne respecte pas suffisamment la vie privée du patient dans le cadre de l'utilisation de données médicales pour la recherche épidémiologique et scientifique. Enfin, il ne résout pas non plus les "problèmes logistiques de stockage" des hôpitaux.

Le Conseil national estime que les problèmes logistiques de stockage se résoudront spontanément par l'informatisation du dossier hospitalier et qu'un délai de conservation de trente ans après le dernier contact avec le patient, tel que prescrit par l'article 46 du Code de déontologie médicale, est une règle de conduite simple et claire constituant un bon compromis entre le délai de conservation des dossiers médicaux imposé par la législation et celui nécessité par la continuité des soins. En fonction de la nature des données, de la symptomatologie et de l'âge du patient, certaines données peuvent toujours être conservées plus longtemps, et de même sur un mode non identifiable pour la recherche épidémiologique et scientifique, moyennant autorisation préalable du patient.

Archives médicales15/12/2001 Code de document: a095009
Délais de conservation des cartes de Guthrie

Le médecin directeur de la section Soins préventifs et sociaux auprès du ministère de la Communauté flamande soumet au Conseil national un projet d'arrêté ministériel modifiant l'arrêté ministériel du 23 mars 1998 réglant la procédure de fonctionnement et d'agrément relative aux centres de dépistage des anomalies congénitales métaboliques. Il y est proposé, à la demande des responsables des centres de dépistage flamands, de détruire les fiches de sang cinq ans après leur examen pour le dépistage d'anomalies congénitales métaboliques (cartes de Guthrie). Ceci écarte la possibilité de pratiquer des tests génétiques sur le sang restant des fiches ainsi que d'utiliser les fiches à l'insu des parents pour la réalisation de tests auxquels elles ne sont pas destinées.

Avis du Conseil national:

Le Conseil national estime fondée la crainte d'utilisation des cartes restantes à des fins de tests génétiques et ce, à l'insu des parents.
Il n'a dès lors, aucune objection à formuler quant à la proposition de limitation de la durée de conservation à 5 ans au centre de dépistage.

Il souhaite par ailleurs qu'une concertation soit initiée entre tous les centres du pays qui sont agréés pour effectuer ces dépistages. En effet, les aspects scientifiques de ceux-ci conduisent à s'interroger sur le nombre d'anomalies détectables, le moment de leur détection et la possibilité de retour sur des faux négatifs. De plus, il ne paraît pas indiqué, en matière d'égalité des chances, que le nombre d'anomalies détectables diffère d'un centre à l'autre.

Archives médicales20/10/2001 Code de document: a095003
Demande par un parent, de communication via le médecin traitant, du dossier d'une personne décédée

Un conseil provincial a reçu la lettre suivante d'un médecin, président d'un comité d'éthique médicale:
"Une question posée par l'archiviste de l'hôpital m'est transmise par le médecin-chef.
La question posée au comité d'éthique est la suivante: peut-on transmettre le dossier médical d'une personne décédée à un parent via le médecin traitant ?

Voici la teneur de ma réponse en tant que président du comité d'éthique de l'hôpital:

… La question posée au sujet de la transmission du dossier d'un patient décédé à un tiers via le médecin traitant ne me paraît pas dépendre particulièrement du comité d'éthique mais se rapporte typiquement à un problème de secret médical qui lui-même rentre dans le cadre du secret professionnel et à ce titre est régi par un article du code pénal traitant de cette matière. En ce qui concerne plus particulièrement la matière médicale, le Code de déontologie médicale et l'Ordre des médecins constituent les exégètes autorisés en matière de cas particuliers.

… En ce qui concerne votre question précise, du point de vue éthique, j'aurais tendance à dire que la mort ne délivrant pas le médecin du secret médical, le patient d'une certaine manière emmène son dossier dans la tombe et il n'est plus là pour autoriser la communication de son contenu. Par ailleurs, toutes les demandes ne sont peut-être pas identiques dans leurs motivations, dans le degré de parenté du demandeur, du point de vue des conséquences éventuelles de la communication. Je pose donc la question au Conseil de l'Ordre."

Le Conseil provincial concerné demande l'avis du Conseil national à propos de son projet de réponse à ce médecin:

"[…]

Il (le Conseil provincial) a approuvé la réponse que vous avez adressée à l'archiviste de l'hôpital concernant la communication du dossier médical d'une personne décédée à un parent via le médecin traitant.

Le Conseil vous rappelle toutefois que seul le rapport d'hospitalisation doit être transmis au médecin traitant du patient (et non de la famille).

[…]"

Avis du Conseil national:

Le Conseil national approuve le contenu de votre lettre ainsi que celui de la lettre du docteur X.

Néanmoins, les récentes initiatives législatives en matière de droits des patients et souhaits émis par la Commission de la protection de la vie privée, incitent le Conseil national à poursuivre l'étude de ce problème qui a été confié à une commission "ad hoc".

Note de la rédaction : Voir l’avis relatif aux droits du patient, Bulletin du Conseil national n° 95, mars 2002, p. 3.

Archives médicales21/04/2001 Code de document: a093003
Conservation de données médicales hospitalières

Suite à une question parlementaire de monsieur le député ANTHUENIS du 13 septembre 2000 concernant "Hôpitaux - Conservation des données médicales - Gestion d'archives de grandes tailles par des firmes" et à la réponse donnée par madame AELVOET, ministre de la Protection de la consommation, de la Santé publique et de l'Environnement, le Conseil national se demande si cette position n'entre pas (en partie) en contradiction avec l'avis émis par le Conseil national le 16 janvier 1999 au sujet du stockage des données médicales d'un médecin généraliste par une firme commerciale.

Lettre du Conseil national à la ministre AELVOET :

Le débat au sein du Conseil national a porté sur votre communication suivant laquelle "Le stockage de dossiers médicaux en dehors de l'hôpital n'est dès lors pas autorisé" et "Le stockage, en dehors de l'hôpital, de dossiers médicaux concernant des patients décédés n'étant donc pas prévu, force est de conclure que des dossiers doivent être conservés au sein de l'hôpital".

Le 16 janvier 1999, le Conseil national a émis un avis sur le "Stockage de données médicales par une institution commerciale" au sujet des archives médicales d'un médecin généraliste (annexe 1) et le 19 juin 1999, sur les "Archives médicales dans un hôpital - Responsable du stockage" (annexe 2).

Le Conseil national a déjà été consulté par des hôpitaux confrontés à un (sérieux) manque de place pour le stockage de leurs archives médicales, et le Conseil national a connaissance de la prise en location par un hôpital d'un emplacement de stockage séparé afin de faire face au problème de stockage toujours plus aigu qui se pose.

Le Conseil national constate que votre position n’apporte pas de solution à ce problème qui est réel et ne cesse de s'amplifier.

L'exigence de la conservation des données médicales dans un hôpital vise l'assurance de la continuité des soins.

Il y a lieu dès lors de faire une distinction entre les archives dites "mortes" d'une part, qui ne sont pas immédiatement nécessaires ou utiles à la continuité des soins dans l'hôpital en question, et les archives dites "vivantes" requises pour la continuité des soins d'autre part.

En outre, les archives sont de plus en plus informatisées. De ce fait, la disponibilité immédiate des archives informatisées, "dans" l'hôpital, offre la possibilité de stocker ailleurs les archives de base, sans quelconque objection ou inconvénient, du moins en ce qui concerne les archives "mortes".

En fonction des limites ci-dessus énoncées et du respect de l’avis du 16 janvier 1999 qui récuse la «gestion» (cf. la question parlementaire) des archives par une firme commerciale, le Conseil national ne voit cependant aucune objection au stockage par cette dernière.
Cette formule n’est en effet pas différente de la simple location d’un emplacement de stockage à un bailleur qui ne soit pas une firme commerciale.

Le Conseil national pense donc pouvoir lire "au sein de l'hôpital" comme "par l'hôpital".

A cet égard, il estime que la définition d'un hôpital, donnée à l'article 2 de l'arrêté royal du 7 août 1987 portant coordination de la loi sur les hôpitaux, ne fait pas obstacle au point de vue qu'il préconise.

Le Conseil national vous saurait gré de lui faire connaître votre jugement quant à cette approche, afin le cas échéant, de se pencher à nouveau sur ce problème qui s'amplifie et en tout cas appelle une solution (urgente).

Avis du Conseil national du 16 janvier 1999, BCN n° 84, p. 17

Le Conseil national est d'avis que cette forme de stockage est déontologiquement admissible à condition de garantir l'accès exclusif à ces archives au médecin responsable des archives ou à une personne désignée par ce médecin, agissant sous la responsabilité médicale et/ou fonctionnelle de ce dernier.

Avis du Conseil national du 19 juin 1999, BCN n° 86, p. 14

En vertu de l'article 6, 5°, de l'arrêté royal du 15 décembre 1987 portant exécution des articles 13 à 17 inclus de la loi sur les hôpitaux, il incombe au médecin-chef de l'hôpital de veiller à ce que des mesures soient prises en vue d'ouvrir pour chaque patient un dossier médical, constituant une partie du dossier du patient, et de le conserver à l'hôpital sous sa responsabilité.
[…]

Archives médicales17/03/2001 Code de document: a092009
Dossier Médical Electronique

La "Wetenschappelijke Vereniging van Vlaamse Huisartsen" (société scientifique flamande de médecine générale) asbl, a établi un projet de recommandation "Dossier Médical Electronique" et en demande l'examen critique au Conseil national.

Réponse du Conseil national :

Sans prendre position quant aux divers éléments constitutifs du document très détaillé que vous avez fait parvenir, le Conseil national tient à souligner la nécessité de voir préciser certains aspects de ce dossier.

Il importe de définir quels sont les tiers avec lesquels des données pourront être partagées ainsi que la nature des données échangées et le droit d'accès des diverses parties. De même, il serait souhaitable de préciser de quelle manière sera assurée la sécurisation des échanges des données et du contenu du dossier, et notamment des données personnelles du médecin.

Une bonne gestion du dossier médical doit évidemment bénéficier à l'administration des soins. Il doit également rester d'usage aisé pour le médecin praticien.

Dans son avis du 12 décembre 1998, dont copie en annexe, relatif au dossier médical global informatisé, le Conseil national a déjà exposé les principes déontologiques essentiels en ce qui concerne

  1. le contenu du dossier
  2. la finalité du dossier médical
  3. les droits d'accès au dossier
  4. la sécurité de transmission
  5. la sécurité des archives.

Le contenu de cette recommandation s'applique aussi bien au dossier électronique médical version 2001.

Avis du Conseil national du 12 décembre 1998, BCN n° 84, juin 1999 , p. 14 :

Le Conseil National a été saisi par un Conseil provincial, d'une demande d'avis émanant de la Société Scientifique de Médecine Générale, relative aux textes provenant du Ministère des Affaires sociales, de la Santé publique et de l'Environnement, en relation avec le dossier médical informatisé.

A la lumière de ces textes, le Conseil national estime dès à présent nécessaire de rappeler des principes déontologiques essentiels.

1. Contenu du dossier médical :

La structure du dossier présenté, purement théorique, peut servir de modèle didactique mais on peut douter des possibilités de son application concrète dans le cadre quotidien de la médecine générale. De plus, le médecin praticien doit conserver la liberté de sa pratique diagnostique et thérapeutique.
La conception d'un dossier médical regroupant les éléments objectifs - identification, diagnostics successifs, nature des investigations pratiquées - en un dossier centralisé et réservant les éléments subjectifs à un dossier de travail du médecin peut être envisagée dans le cadre des projets discutés. Elle apporte aux médecins une garantie de confidentialité pour les données sensibles.
Les données fournies par des tiers étrangers à la dispensation des soins ne peuvent en aucun cas être accessibles au patient.

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2.Finalité du dossier médical global :

Le dossier médical reste, en premier lieu, destiné à consigner les éléments nécessaires au diagnostic et au traitement de la maladie.
Dans les conditions prévues à l'article 44 du Code de Déontologie, certains des renseignements que contient le dossier médical, peuvent être utilisés à des fins scientifiques.
L'utilisation du contenu du dossier médical ne peut s'écarter de sa finalité première.
Si une coordination des différents éléments du dossier du patient venait à s'imposer, celle-ci ne pourrait se réaliser que dans l'intérêt du patient.

3. Droit d'accès au dossier :

L'article 39 du Code de déontologie médicale dispose : "c'est le médecin qui a établi et complété à lui seul le dossier médical, qui est responsable de sa conservation et qui décide de la transmission de tout ou partie de ses éléments en tenant compte du respect du secret médical".

Lorsque plusieurs médecins, personnel infirmier, kinésithérapeutes et/ou paramédicaux, participent aux soins d'un patient déterminé, l'accès au dossier personnel doit être hiérarchisé et limité à :

  • ceux qui ont le patient en charge,
  • ce qu'il est nécessaire de connaître pour l'établissement d'un diagnostic ou d'une thérapeutique ou pour l'administration de soins.

La durée de cette autorisation d'accès est limitée à la durée de la prise en charge du patient.

Au cas où un patient constitue un dossier médical personnel à l'intention de ceux qui sont appelés à le soigner, le médecin reste seul responsable des éléments de ce dossier établi par le patient qu'il incorporera dans son propre dossier.

Lors de l'extraction justifiée de données même anonymisées pour une finalité autre que thérapeutique, l'accès à des éléments du dossier médical en vue de la récolte de données, doit avoir l'accord préalable, chaque fois renouvelé et résiliable, du médecin et du malade. L'exploitation de ces données ne peut se faire que sous l'autorité d'un médecin et avec l'accord du patient.

4. Sécurité des transmissions

L'avis rendu par le Conseil national le 22 avril 1995 relatif au respect du secret médical au cours des communications par voie électronique, reste de stricte application.
Le Conseil de l'Ordre peut se charger de la certification des clés publiques.

5. Sécurité de la conservation des dossiers informatisés.

Le médecin est responsable de la conservation de ses dossiers. Ceci vaut également lorsqu'ils sont informatisés. Il a donc l'obligation de constituer des copies (back-up) fiables et conservées en lieu sûr, de protéger l'accès à son PC et de rendre impossible l'accès non autorisé aux données qu'il contient.

Une copie de cet avis est transmise aux autres Conseils provinciaux.

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