Note du service d'études

Concerne: conservation des dossiers médicaux sur microfilms. Lettre du Conseil provincial du Brabant (F) du 14 février 1992 (n° 19935).

Par lettre du 14 février 1992, le CP Brabant (F) faisait parvenir au Conseil national une demande d'avis émanant de l'"Union professionnelle des médecins des hôpitaux universitaires de Bruxelles", du 4 février 1992.

Cette demande d'avis concerne l'admissibilité, sur le plan déontologique, de l'archivage des dossiers médicaux sur microfilms dans les hôpitaux.

L'obligation de conserver les dossiers médicaux pendant une période de longue durée (et parfois même de durée indéterminée) peut finir par poser des problèmes de stockage, et rendre malaisées la recherche et l'utilisation des dossiers. Ceci explique pourquoi les hôpitaux ont recours à l'archivage sur microfilms ou à d'autres procédés permettant de réduire l'espace nécessaire à cet archivage ainsi que les coûts y étant liés.
On peut dès lors se demander s'il s'impose encore de conserver les dossiers originaux dans leur intégralité.

Cette question a été soumise, le 10 novembre 1988, au Ministre des Affaires sociales. Le Ministre a répondu ce qui suit:

"En vertu de l'article 15 de la loi sur les hôpitaux, coordonnée le 7 août 1987, un dossier médical doit être constitué pour chaque patient et conservé à l'hôpital.

L'article 6, 4°, de l'arrêté royal du 15 décembre 1987 portant exécution des articles 13 à 17 inclus de la loi sur les hôpitaux, coordonnée par l'arrêté royal du 7 août, dispose que le médecin en chef doit veiller à ce que des mesures soient prises en vue d'ouvrir pour chaque patient un dossier médical, constituant une partie du dossier, et de la conserver à l'hôpital.

L'article 46 du Code de déontologie médicale dispose que le médecin est tenu de conserver les dossiers médicaux pendant 30 ans; le cas échéant, il doit veiller à ce que la destruction des dossiers ait lieu, le respect du secret professionnel étant assuré.

Je me permets toutefois d'attirer l'attention de l'honorable membre sur le fait que les hôpitaux publics sont soumis à la loi du 24 juin 1955 relative aux archives et que, même après 30 ans, ils sont tenus de demander l'autorisation de l'archiviste général ou de ses délégués avant de procéder à la destruction des dossiers médicaux.
Pour des renseignements plus précis au sujet de l'application aux hôpitaux publics de la loi relative aux archives, je me permets de renvoyer l'honorable membre au Ministre de l'lntérieur, lequel exerce la tutelle sur toutes les institutions scientifiques de l'Etat énumérées dans l'arrêté royal du 27 mai 1988.

Quant aux dossiers médicaux placés sur microfiches ou traités d'une autre manière, j'attire l'attention de l'honorable membre sur le fait que, s'agissant de documents non originaux, des problèmes pourraient surgir en cas de procédure judiciaire pour ce qui concerne la force probante."

(Questions et Réponses, Chambre des Représentants, 20 décembre 1988, 2586 ‑ question n° 61 VAN PARYS).

La même question a déjà été posée à plusieurs reprises au Conseil national.

Dans le dernier avis émis à ce sujet, le Conseil national rappelle qu'en vertu de l'article 2262 du Code civil, "toutes les actions, tant réelles que personnelles, sont prescrites par trente ans" et que les dossiers médicaux doivent, par conséquent, être conservés pendant trente ans. Cet avis porte en annexe la réponse à la question parlementaire mentionnée ci‑dessus. (Avis du 18 février 1989, Bulletin du Conseil national de l'Ordre des médecins, n° 44, juin 1989, 18‑19).

Auparavant, plusieurs lettres émanant du Bureau du Conseil national avaient déjà souligné que "des documents d'archives peuvent être placés sur microfilms. Que suivant la jurisprudence de la Cour de cassation, il y a lieu, dans la sélection des pièces, de tenir compte du fait qu'une photocopie ne peut être admise à titre de preuve que si la partie adverse ne conteste pas l'authenticité du texte reproduit. La qualité du microfilm doit permettre de reproduire le document sans qu'aucun élément ne soit perdu."

Enfin, il existe encore un avis du Conseil provincial d'Anvers concernant la conservation des dossiers médicaux, approuvé par le Conseil national, le 20 avril 1985 (Bulletin Officiel de l'Ordre des médecins, 1984‑1985, n° 33, 57‑59; ci‑joint le texte de cet avis).

L'application territoriale de l'avis n'est pas clairement définie: suivant le Bulletin officiel, il s'agit de l'avis d'un Conseil provincial déterminé, uniquement applicable dans la province concernée, tandis qu'il est possible de déduire des lettres postérieures (du Bureau) du Conseil national que cet avis a une portée plus générale.

Avis du Conseil provincial d'Anvers:

En matière de problèmes médico‑déontologiques, le Conseil provincial a la compétence d'émettre un avis en se fondant sur les principes généraux de la déontologie et la jurisprudence disciplinaire.

En ce qui concerne la conservation de documents comptables et autres, purement administratifs, le Conseil provincial renvoie aux dispositions légales et règlements administratifs en vigueur. A défaut, le délai de conservation est laissé à l'appréciation personnelle de l'intéressé.

En ce qui concerne les dossiers médicaux, I'article 46 du Code de déontologie médicale stipule que le médecin est tenu de les conserver pendant trente ans.
D'une part, la conservation des dossiers médicaux est requise afin de pouvoir disposer de preuves dans l'hypothèse d'actions en justice impliquant le principe de la prescription. Celle-ci est de trente ans pour les affaires civiles, et de moins longue durée lorsque la faute civile constitue également une infraction du droit pénal. C'est pourquoi l'article 46 du Code de déontologie (1) prévoit un délai de trente ans.
D'autre part, il n'y va, sur le plan de la déontologie médicale, pas seulement de la responsabilité du médecin en raison d'une éventuelle faute professionnelle mais aussi de l'intérêt de la continuité des soins pour le patient. Même après plus de trente ans, certaines données médicales peuvent avoir de l'importance pour la poursuite d'un traitement.

Par conséquent, le Conseil provincial émet l'avis suivant en ce qui concerne la conservation des documents médicaux.

Les données médicales qui sont essentielles aux soins à donner éventuellement par la suite au patient, doivent certainement être conservées pendant trente ans et parfois même plus longtemps si l'intérêt du patient le requiert.

Il serait cependant acceptable qu'après un délai raisonnable de dix ans par exemple, un médecin traitant ventile ses dossiers médicaux en accord et en collaboration avec son conseil médical. Si le rapport médical final comporte toutes les données utiles à la continuité des soins, les autres documents rédigés par le soussigné ne doivent plus être conservés mais bien tous ceux qui émanent d'autres médecins‑consultants.

Il n'est pas question d'être plus laxiste en ce qui concerne la conservation des documents médicaux de patients décédés puisque dans ce cas aussi, des actions civiles sont possibles pendant trente ans.

Les données archivées sur microfilm ou ordinateur peuvent tenir lieu de preuve juridique à condition que leur authenticité ne soit pas contestée par l'une des parties en cause. C'est pourquoi il ne peut qu'être conseillé pour cette forme d'archivage, que le médecin effectue un choix judicieux des pièces essentielles dont il conservera l'original.

En ce qui concerne les radiographies et autres documents de ce genre, ainsi que toutes espèces de tracés, en bref, les résultats d'examens techniques non accompagnés d'un protocole interprétatif, le Conseil provincial vous rappelle que l'article 42 du Code de déontologie médicale (2) vous permet de les confier au patient.
Il est une habitude confortée par la jurisprudence des Conseils de l'Ordre, de ne pas refuser de tels documents au patient.
Il est recommandé dans ce cas de faire signer un récépissé par le patient.

Enfin, les prescriptions administratives en matière de conservation de certains documents (cf. nomenclature ‑ INAMI) doivent être respectées.

Le Conseil provincial pense ainsi permettre un archivage raisonnable qui sauvegarde en premier lieu les intérêts du patient mais qui par ailleurs, évite un amoncellement inutile de documents.