Archives
Un Conseil provincial confronté à un manque de place pour garder ses archives demande au Conseil national si le micro‑filmage d'une partie de ses archives est autorisé?
Il souhaiterait acquérir des locaux nécessaires à la conservation de ses documents.
Avis du Conseil national:
J'ai l'honneur de vous faire savoir que l'objet de votre lettre a été examiné en séance du Conseil national du 20 mars 1993.
L'opportunité de conserver les archives doit être appréciée en fonction de leur utilisation ultérieure utile ou nécessaire.
A cet égard, je vous fais parvenir en annexe un article du Journal des Tribunaux concernant la preuve et qui confirme une fois de plus que les documents émanant d'un organe de l'Ordre, quel qu'il soit, doivent être des originaux pour pouvoir être admis en droit comme éléments de preuve.
Compte tenu de la prescription en matière civile, la règle est de conserver les documents pendant trente ans, sans oublier, dans ce contexte, que les affaires disciplinaires ne sont jamais clôturées de manière tout à fait définitive et que, dans certains cas, des procédures ultérieures (p.ex. des révisions) ne sont pas exclues, avec, le cas échéant, des demandes en réparation et autres.
Par conséquent, le Conseil national estime que les originaux ne peuvent être éloignés (détruits) qu'avec prudence, et accepte l'acquisition de l'espace nécessaire à la conservation des archives.