Chapitre 3: Respect
Les dossiers des patients doivent être conservés pendant trente ans après le dernier contact avec le patient, de manière sécurisée et en respectant le secret professionnel. Passé ce délai, le médecin peut détruire les dossiers.
Lorsque sa pratique cesse, le médecin transmet au médecin désigné par le patient ou au patient tous les renseignements utiles pour garantir la continuité des soins.
1.1. Conservation et délai de conservation
Pour le dossier patient, l’article 35 de la loi qualité détermine une durée de conservation pendant minimum trente ans et une durée de conservation maximale de 50 ans à compter du dernier contact avec le patient.
Le Code de déontologie médicale impose la même disposition générale. Elle s’applique, sauf exception, à tous les dossiers médicaux.
Cette durée de conservation de trente ans paraît en conformité avec les finalités du dossier patient. Le dossier du patient est un outil de travail essentiel à la qualité et la continuité des soins, un outil de communication entre professionnels des soins de santé, un outil d’évaluation (démarche qualité), un élément de preuve sur le plan médical (tant pour le médecin que pour le patient) et un élément de gestion (il sert à l’enregistrement du Résumé Hospitalier Minimum (RHM), à la classification de la pathologie traitée en ARP/DRG). C’est aussi un droit du patient.
Le médecin est responsable et dépositaire du dossier du patient. Il n’en est pas propriétaire. Il le conserve dans des conditions qui sauvegardent le secret médical, en bon état.
Le dossier patient peut être conservé en version électronique. Une fois numérisé, la version papier du dossier patient peut être détruite de manière sécurisée et confidentielle.
Passé le délai de trente ans après le dernier contact avec le patient, le dossier peut être détruit en veillant à ce que la confidentialité de son contenu soit garantie dans le processus de destruction.
1.2. Dossier hospitalier
La durée de conservation de trente ans est conforme à ce que prévoit la loi coordonnée sur les hôpitaux et ses arrêtés d’exécution.
Au sein d’une institution hospitalière, le médecin-chef est responsable de la conservation du dossier hospitalier par l’hôpital.
1.3. Fin de l’activité
Lorsque sa pratique cesse, le médecin en informe de manière proactive ses patients en les invitant à lui faire savoir à quel médecin il doit transmettre les renseignements utiles pour garantir la continuité des soins ou si le patient préfère recevoir ceux-ci directement.
Cette démarche vise à garantir la continuité des soins. Comme énoncé précédemment, la conservation du dossier patient n’a pas pour seule finalité la continuité des soins. Le médecin veille à garder les informations qui lui paraissent nécessaires à sa défense en cas de litige. Pour la conservation des dossiers et leur transmission, le médecin peut recourir à un professionnel du stockage de données confidentielles.
L’article 20 de la loi qualité prévoit un règlement de conservation dans le cas où le médecin n’est plus en mesure d’assurer la continuité des soins après l’arrêt définitif de sa pratique, par exemple décès soudain du médecin. En ce qui concerne la conservation adéquate des dossiers des patients, l’Ordre des médecins prend les dispositions nécessaires. Pour le professions pour lesquelles il n’existe pas d’organe déontologique, la Commission de contrôle prend les mesures nécessaires.
Si le médecin est dans l’incapacité de prendre lui-même les mesures nécessaires à la conservation des dossiers des patients et à leur transmission, il confie les dossiers à un confrère qui s’en charge pour lui.
Si le médecin n’est pas en mesure de trouver un confrère, il s’adresse au cercle des médecins généralistes ou au conseil provincial de l’Ordre pour l’aider à trouver un médecin prêt à assumer cette tâche. Le cercle de médecins généralistes peut lui-même se charger de la conservation de ces dossiers, sous la responsabilité de son président. En dernier recours, il incombe au conseil provincial de trouver une solution pour la conservation adéquate des dossiers des patients, afin de garantir la continuité des soins et la préservation du secret professionnel.
Pour les dossiers électroniques, les packs de logiciels agréés doivent prévoir la possibilité de transmettre un fichier complet de dossiers patients à un autre médecin, en cas d’arrêt d’une pratique.
La possibilité de déposer les documents médicaux dans un coffre-fort électronique sécurisé se substituera à la conservation des dossiers de santé par un médecin individuel.
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