Chapitre 3: Respect
Les dossiers des patients doivent être conservés pendant trente ans après le dernier contact avec le patient, de manière sécurisée et en respectant le secret professionnel. Passé ce délai, le médecin peut détruire les dossiers.
Lorsque sa pratique cesse, le médecin transmet au médecin désigné par le patient ou au patient tous les renseignements utiles pour garantir la continuité des soins.
1.1. Conservation et délai de conservation
Pour le dossier patient, l’article 35 de la loi qualité détermine une durée de conservation pendant minimum trente ans et une durée de conservation maximale de 50 ans à compter du dernier contact avec le patient.
Le Code de déontologie médicale impose la même disposition générale. Elle s’applique, sauf exception, à tous les dossiers médicaux.
Cette durée de conservation de trente ans paraît en conformité avec les finalités du dossier patient. Le dossier du patient est un outil de travail essentiel à la qualité et la continuité des soins, un outil de communication entre professionnels des soins de santé, un outil d’évaluation (démarche qualité), un élément de preuve sur le plan médical (tant pour le médecin que pour le patient) et un élément de gestion (il sert à l’enregistrement du Résumé Hospitalier Minimum (RHM), à la classification de la pathologie traitée en ARP/DRG). C’est aussi un droit du patient.
Le médecin est responsable et dépositaire du dossier du patient. Il n’en est pas propriétaire. Il le conserve dans des conditions qui sauvegardent le secret médical, en bon état.
Le dossier patient peut être conservé en version électronique. Une fois numérisé, la version papier du dossier patient peut être détruite de manière sécurisée et confidentielle.
Passé le délai de trente ans après le dernier contact avec le patient, le dossier peut être détruit en veillant à ce que la confidentialité de son contenu soit garantie dans le processus de destruction.
1.2. Dossier hospitalier
La durée de conservation de trente ans est conforme à ce que prévoit la loi coordonnée sur les hôpitaux et ses arrêtés d’exécution.
Au sein d’une institution hospitalière, le médecin-chef est responsable de la conservation du dossier hospitalier par l’hôpital.
1.3. Fin de l’activité
Lorsque sa pratique cesse définitivement, le médecin en informe de manière proactive ses patients en les invitant à lui faire savoir à quel médecin il peut transmettre le dossier du patient et éventuellement d’autres informations utiles et nécessaires pour garantir la continuité des soins (art. 20, §1, alinéa 1er, de la loi qualité) ou si le patient préfère recevoir ceux-ci directement.
En plus de l’obligation d’assurer la continuité des soins, le médecin a l'obligation légale de conserver les dossiers patients pendant au moins trente ans à compter du dernier contact avec le patient (art. 35, de la loi qualité). Le médecin veille à garder les informations qui lui paraissent nécessaires à sa défense en cas de litige.
Pour la conservation des dossiers et leur transmission, le médecin peut recourir à un professionnel du stockage de données confidentielles.
Si le médecin ne trouve pas de collègue pour ses dossiers des patients, il est opportun qu'il s'adresse à la coopération fonctionnelle de médecins généralistes agréée à laquelle il appartient ou à son association professionnelle.
Il est d’usage que le médecin qui lui succède continue l'obligation de conservation pendant trente ans. Il n'existe pas de réglementation légale spécifique à ce sujet. Le médecin prend des dispositions claires, de préférence par écrit, avec le médecin successeur. Les dossiers patients qui ne sont pas transférés doivent être conservés par le médecin lui-même.
Dans le cas où le médecin ne survit pas à la période de conservation de trente ans, les héritiers sont confrontés à la présence de dossiers patients dans la succession. Si la succession est acceptée, il est recommandé qu'ils conservent de manière sécurisée et qui respecte le secret médical les dossiers patients en raison du risque (certes faible) qu'une dette résultant d'une action civile soit imputée à la succession. Le délai de prescription pour les actions en responsabilité est de vingt ans.
L’article 20, §1, 2èmè alinéa, de la loi qualité prévoit un règlement de conservation dans le cas où le médecin n’est plus en mesure d’assurer la continuité des soins après l’arrêt définitif de sa pratique, par exemple décès soudain du médecin. En ce qui concerne la conservation adéquate des dossiers des patients, l’Ordre des médecins prend les dispositions nécessaires. Pour le professions pour lesquelles il n’existe pas d’organe déontologique, la Commission de contrôle prend les mesures nécessaires.
L'Ordre des médecins n'interviendra que dans des circonstances exceptionnelles, c'est-à-dire en cas de décès inopiné ou d'incapacité soudaine (voir FAQ 1.6.). Dans ces cas-là, le conseil provincial trouvera une solution pour la conservation adéquate des dossiers des patients, afin de garantir la continuité des soins et la préservation du secret professionnel. L’Ordre garantit une conservation sécurisée des dossiers patients, assurant la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des données de santé pendant une période de cinq ans. Après ce délai, les dossiers patients sont détruits de manière sécurisée.
Pour les dossiers électroniques, les packs de logiciels agréés doivent prévoir la possibilité de transmettre un fichier complet de dossiers patients à un autre médecin, en cas d’arrêt d’une pratique.
La possibilité de déposer les documents médicaux dans un coffre-fort électronique sécurisé se substituera à la conservation des dossiers de santé par un médecin individuel.
2. Avis du Conseil national
arrêt de la pratique – continuité des soins – dossier médical – dossier patient – responsabilité professionnelle du médecin – secret professionnel