L’Ordre des médecins traite des données à caractère personnel. Il est primordial pour l’Ordre que ces données soient traitées de façon consciencieuse et responsable et que la protection de la vie privée de toutes les personnes concernées soit garantie. Dans la présente déclaration de respect de la vie privée, vous pouvez prendre connaissance de la façon dont nous gérons les données à caractère personnel, ce que vous pouvez nous demander dans ce domaine et le point de contact auquel vous pouvez vous adresser pour obtenir plus d’informations sur la protection de la vie privée et la protection des données au sein de l’Ordre.

QUELLES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL SONT TRAITÉES ET POURQUOI ?

L’Ordre est responsable du traitement de quantités considérables de données. Il traite les données à caractère personnel de tous les médecins qui sont inscrits ou étaient inscrits par le passé au Tableau de l’Ordre des médecins, celles des collaborateurs du Conseil national et des conseils provinciaux ainsi que par exemple celles des experts externes, des invités ou des données nécessaires à l’exécution de ses tâches. Ces données sont utilisées pour pouvoir répondre aux différentes missions légales de l’Ordre telles que fixées et organisées par l’arrêté royal n° 79 du 10 novembre 1967 relatif à l’Ordre des médecins et par ses arrêtés d’exécution.

FINALITÉS DU TRAITEMENT

Les principales finalités pour lesquelles l’Ordre traite des données à caractère personnel sont les suivantes :

Gestion des médecins inscrits au Tableau de l’Ordre des médecins

L’Ordre a pour tâche légale de tenir à jour un Tableau de tous les médecins actifs sur le territoire belge. Cette inscription se fait sur la base de l’activité médicale, jusqu’à la demande d’omission après l’arrêt de l’activité médicale (sauf en cas de sanction disciplinaire).

Organisation du Conseil national, des conseils provinciaux et des conseils d’appel

Pour son organisation et son fonctionnement, l’Ordre traite les données des mandataires/conseillers du Conseil national, des conseils provinciaux et des conseils d’appel.

Mission disciplinaire de l’Ordre des médecins

La compétence disciplinaire des conseils provinciaux et des conseils d’appel pour les instructions disciplinaires et sanctions à l’encontre des médecins inscrits au Tableau de l’Ordre des médecins. Les juridictions disciplinaires reçoivent toutes les informations nécessaires sur le litige pour pouvoir garantir le traitement de l’affaire.

Service des médecins de confiance Médecins en difficulté

Les médecins en difficulté peuvent faire appel au chargé de mission et aux médecins de confiance au sein du projet Médecins en difficulté qui sont indépendants de l’Ordre. Les médecins fournissent des informations qui permettent de leur apporter l’aide nécessaire.

Personnel

La recherche, la sélection et le recrutement de nouveaux collaborateurs, la conclusion de contrats, la négociation et fixation des salaires, les accords extralégaux, les indemnités, l’épargne pension, les syndicats, les données de fin de contrats de travail, la possibilité de satisfaire aux obligations en matière de droit du travail et contrôles comptables, l’enregistrement des congés et maladies des membres du personnel, etc.

Organisation, politique, administration et finances

La tenue de l’administration financière (des organes) de l’Ordre, la gestion des systèmes d’automatisation, d’achat et de paiement, l’exécution des affaires ou procédures juridiques, la gestion des contacts et contrats avec les prestataires, fournisseurs, l’assurance du bien-être du personnel, la possibilité d’exécuter et améliorer la politique, les analyses de l’organisation, les rapports de gestion, l’assurance d’un règlement consciencieux des litiges et traitement des plaintes, etc.

Gestion

La protection de la santé et de la sécurité du personnel et des visiteurs, l’accès aux et la gestion des locaux de l’Ordre et des systèmes (automatisés), le maintien d’une surveillance, l’entretien des contacts avec les services et parties qui s’occupent des bâtiments.

Toutes ces données sont utilisées avec la plus grande confidentialité et minutie, elles ne sont pas librement accessibles. Les collaborateurs et sous-traitants qui travaillent avec ces données, à la demande de l’Ordre, y ont uniquement accès pour autant que l’exercice de leur fonction le nécessite. En outre, l’Ordre travaille continuellement aux mesures techniques et organisationnelles adéquates dans le domaine de la sécurité de l’information.

CATÉGORIES DE DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL TRAITÉES PAR L’ORDRE

Pour l’exécution de ces différentes activités, il est possible que l’Ordre traite les catégories suivantes de données à caractère personnel :

• Données d’identification professionnelles des médecins
• Données d’identification privées des médecins
• Données d’interaction (p. ex. adresse IP, cookies, comportement en ligne (surf et clics), informations provenant des formulaires de contact)
• Numéro INAMI des médecins inscrits au Tableau de l’Ordre des médecins
• Numéro de registre national des médecins
• (si choisi) mots de passe des systèmes en ligne des médecins
• Données disciplinaires des médecins
• Données relatives à la santé obtenues pour le traitement d’une procédure disciplinaire auprès des conseils provinciaux ou des conseils d’appel

En principe, ces données (à caractère personnel) sont directement collectées auprès des personnes concernées mais le cas échéant, il se peut que l’Ordre reçoive aussi des données à caractère personnel qui n’ont pas été recueillies auprès de la personne concernée.

L’Ordre travaille avec des organisations étrangères et internationales; les données susmentionnées peuvent être fournies à ces instances dans le cadre de telles collaborations. Évidemment, ces échanges se font toujours conformément à la législation en vigueur en matière de vie privée et leurs délais de conservation sont définis aussi strictement que possible.

DÉLIVRANCE DE DONNÉES À DES TIERS

L’Ordre ne louera, ne vendra ou ne transmettra pas à des fins financières des données à caractère personnel à des tiers. Les données à caractère personnel qui sont réductibles à des personnes individuelles seront uniquement fournies à des tiers s’il existe une base ou obligation légale, si c’est nécessaire pour exécuter un accord avec la personne concernée ou si la personne concernée a explicitement consenti au transfert de ses données.

L’Ordre peut confier à des tiers la mission d’exécuter des tâches. Dans ce cas, l’Ordre conclut un contrat avec cette partie, dit « contrat sous-traitant », fixant que cette partie traitera les données à caractère personnel qui lui sont fournies de façon légitime, confidentielle et minutieuse. En dehors de ces cas, l’Ordre ne fournira pas de données à des tiers, à moins qu’il n’y soit légalement contraint.

Sur le site de l’Ordre, il est possible de chercher les coordonnées de médecins sous la rubrique « Rechercher un médecin ». Cette fonction peut uniquement être utilisée à des fins personnelles et ne peut pas être extraite du site par divers « data mining » ou autres techniques.

DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES QUANT À LEURS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) ou General Data Protection Regulation (GDPR) est un règlement européen qui donne aux individus des droits étendus concernant les données à caractère personnel et la protection des données. Le cas échéant, selon le fondement juridique sur la base duquel l’Ordre traite ces données à caractère personnel, la personne concernée peut avoir le droit de :

– se renseigner sur les données à caractère personnel la concernant qui sont tenues à jour et demander des informations sur la source de ces données si celles-ci sont fournies par un tiers à l’Ordre ;

– demander de rectifier ces données si elles sont erronées ;

– émettre des réserves sur le traitement de ses données ;

– être informée de l’existence d’éventuels processus décisionnels automatisés et de la logique sous-jacente, son importance et ses conséquences si des profils ont été établis sur cette base ;

– demander d’être « oublié » par l’organisation qui traite (a traité) les données à caractère personnel si plusieurs conditions sont remplies.

Au niveau fédéral, l’Autorité de protection des données veille au respect de toutes les législations en matière de vie privée et est l’autorité à laquelle s’adresser en cas de dépôt de plaintes sur le traitement des données à caractère personnel. Pour d’autres questions sur les différents droits et devoirs en matière de vie privée, vous pouvez vous adresser au Délégué à la protection des données (data protection officer) de l’Ordre. Si vous constatez des irrégularités, l’Ordre vous invite à les signaler immédiatement au Délégué à la protection des données de l’Ordre des médecins, joignable à l’adresse privacy@ordomedic.be.

• Selon le Règlement général sur la protection des données (aussi appelé RGPD ou en anglais General Data Protection Regulation – GDPR), les « données à caractère personnel » sont « toutes informations qui peuvent identifier directement ou indirectement une personne physique ». Il peut s’agir d’un nom, d’un âge, d’une adresse, d’une photo ou d’un enregistrement vocal, mais aussi, le cas échéant, une (combinaison de) adresse e-mail, adresse IP, dépôt de cookies, données sur les habitudes de vie, convictions religieuses, etc.

Ce règlement vise par « traitement » de ce type de données tout traitement qui concerne les données, comme l’enregistrement, la consultation ou l’utilisation.