Het elektronisch ondertekenen van medische documenten
De nationale raad van de Orde der artsen bestudeerde in zijn vergadering van 25 februari 2023 de vraag van een werkgeversorganisatie of getuigschriften van arbeidsongeschiktheid die niet ondertekend zijn of ondertekend zijn door middel van een eenvoudige elektronische handtekening geldig zijn en moeten worden aanvaard door de werkgever.
Medische documenten die worden opgesteld door de arts, vereisen steeds een handtekening. Niet-ondertekende medische documenten zijn in de regel ongeldig[1].
Evenwel bestaat er bij de artsen en derde ontvangers van de medische documenten onduidelijkheid over welke soort handtekening moet worden gebruikt bij het ondertekenen van een medisch document.
Er bestaan verschillende soorten handtekeningen: enerzijds is er de handgeschreven handtekening en anderzijds is er de elektronische handtekening, waaronder de gewone elektronische handtekening, de geavanceerde elektronische handtekening en de gekwalificeerde elektronische handtekening.[2]
Noch de bestaande wetgeving[3], noch de model-documenten die worden voorgesteld door het RIZIV[4], preciseren welke soort handtekening de arts moet gebruiken bij het ondertekenen van medische documenten.
Juridisch dient te worden aangenomen dat elke soort handtekening rechtsgeldig is.[5] Evenwel heeft enkel de gekwalificeerde elektronische handtekening dezelfde juridische waarde als de handgeschreven handtekening.
Deontologisch is het aangewezen dat de arts voor het ondertekenen van medische documenten gebruik maakt van de handgeschreven handtekening, de geavanceerde elektronische handtekening of de gekwalificeerde elektronische handtekening. De arts vermijdt in de mate van het mogelijke gebruik te maken van de gewone elektronische handtekening, omdat deze soort van handtekening geen zekerheid biedt omtrent de identiteit van de ondertekenaar en de integriteit van het document.
Bij twijfel over de echtheid van de handtekening, kan de derde ontvanger van het medisch document contact opnemen met de arts, die de echtheid kan bevestigen of ontkennen, zonder andere gezondheidsgegevens van de patiënt te onthullen.
[1] Tijdens de Covid-pandemie werd in een uitzondering voorzien wat betreft een getuigschrift voor arbeidsongeschiktheid, aangepast voor advies via de telefoon tijdens de COVID-19-crisis, bestemd voor de adviserend arts van het ziekenfonds van de patiënt.
[2] Informatie over de elektronische handtekening, kan worden geraadpleegd op de website van de Vlaamse overheid: De elektronische handtekening | Vlaanderen.be
- Voorbeelden van de gewone elektronische handtekening zijn het invoegen van een gescande papieren handtekening in een te ondertekenen document, het invoeren van een PIN-code of wachtwoord of het aanklikken van een knop “ik ga akkoord”.
- Voorbeelden van de geavanceerde elektronische handtekening zijn een klik op de knop handtekening in een informatiesysteem via authenticatie (bv. username/paswoord) in combinatie met audit trails.
- Het belangrijkste voorbeeld van een gekwalificeerde elektronische handtekening is de ondertekening via eID of via de Itsme-applicatie.
[3] Zie onder meer art. 27, 5°, wet van 22 april 2019 inzake de kwaliteitsvolle praktijkvoering in de gezondheidszorg; art. 1, §2, A., koninklijk besluit tot invoeging van een hoofdstuk XI in de bijlage bij het koninklijk besluit van 14 september 1984 tot vaststelling van de nomenclatuur van de geneeskundige verstrekkingen inzake verplichte verzekering voor geneeskundige verzorging en uitkeringen, en tot opheffing van bepaalde tijdelijke maatregelen van het koninklijk besluit nr. 20 van 13 mei 2020 houdende tijdelijke maatregelen in de strijd tegen de COVID-19 pandemie en ter verzekering van de continuïteit van zorg in de verplichte verzekering voor geneeskundige verzorging; art. 2, koninklijk besluit van 10 augustus 2005 houdende vaststelling van de modaliteiten inzake het voorschrift voor menselijk gebruik; art. 16, koninklijk besluit houdende onderrichtingen voor de apothekers
[4] Zie onder meer model geneesmiddelenvoorschrift: De nieuwe modellen van geneesmiddelenvoorschrift - RIZIV (fgov.be); model getuigschrift arbeidsongeschiktheid: Arbeidsongeschiktheid en socioprofessionele re-integratie - RIZIV (fgov.be)
[5] Zie onder meer art. 25, 1., Verordening (EU) nr. 910/2014 van het Europees Parlement en de Raad van 23 juli 2014 betreffende elektronische identificatie en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties in de interne markt en tot intrekking van Richtlijn 1999/93/EG