De Nationale Raad van de Orde der geneesheren onderzocht het probleem betreffende de bewaring van de medische gegevens door de initiatieven van beschut wonen (IBW).

Advies van de Nationale Raad :

In zijn vergadering van 4 juli 2015 onderzocht de Nationale Raad van de Orde der geneesheren het probleem betreffende de bewaring van de medische gegevens door de initiatieven van beschut wonen (IBW).

1° Het medisch dossier heeft verscheidene doeleinden. Het is in de eerste plaats een werkinstrument voor de arts, maar het is ook een communicatiemiddel (coördinatie en continuïteit van de zorg), een evaluatiemiddel (kwaliteitsaanpak), een bewijselement op medisch gebied (voor de arts en voor de patiënt) en op administratief gebied, een beleidsinstrument (MPG) en een recht van de patiënt (art. 9 van de wet van 22 augustus 2002 betreffende de rechten van de patiënt(1) .

De drager van het medisch dossier moet deze doeleinden mogelijk maken.

Het medisch dossier dient gedurende dertig jaar na het laatste contact met de patiënt te worden bewaard, ongeacht of het opgenomen is op een papieren dan wel een elektronische drager. De wijze van bewaring dient de vertrouwelijkheid te waarborgen (eerbiediging van het beroepsgeheim) en het voortbestaan van de gegevens die het bevat (artikel 46 van de Code van geneeskundige plichtenleer).

Artikel 11 van het koninklijk besluit van 10 juli 1990 houdende vaststelling van de normen voor de erkenning van initiatieven van beschut wonen ten behoeve van psychiatrische patiënten bepaalt dat van iedere bewoner een individueel dossier wordt samengesteld waarin medische, sociale en juridische gegevens worden opgenomen.

Het koninklijk besluit van 20 september 1998 houdende bepaling van de regels volgens welke bepaalde minimale psychiatrische statistische gegevens van de initiatieven van beschut wonen moeten worden medegedeeld aan de Minister die de Volksgezondheid onder zijn bevoegdheid heeft, bepaalt in de bijlage de continue gegevens (betreffende de opname en het ontslag) en de discontinue gegevens betreffende de gezondheid van de persoon die opgenomen worden in de MPG (Minimale Psychiatrische Gegevens).

De Nationale Raad meent dat de gegevens van het MPD, de DSM-gegevens (Diagnostic and Statistical manual of Mental disorders), het begeleidingsplan en alle andere gegevens betreffende de bewoner dienen te worden bewaard volgens de regels inherent aan het medisch dossier (dertig jaar na het laatste contact met de bewoner).

De gegevens betreffende de gezondheid van de patiënt mogen worden opgenomen in een multidisciplinair dossier, maar ze moeten worden verzameld in een afzonderlijke onderafdeling van dit dossier. Bovendien dient de toegang tot de gegevens beveiligd te zijn en dienen de regels aangaande de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (artikel 7 van de wet van 8 december 1992) en het beroepsgeheim in acht te worden genomen.

In het kader van de zorg dient de informatie waartoe toegang wordt verstrekt beperkt te zijn tot de noodzakelijke, relevante en niet-buitensporige gegevens. Daarbij dient rekening te worden gehouden met het interventievlak in de behandeling van diegene die de toegang vraagt (proportionaliteits- en finaliteitsbeginsel). De gegevens die het geautomatiseerd dossier bevat dienen zodanig te zijn gestructureerd en gehiërarchiseerd (onderverdeling) dat het mogelijk is alleen die gegevens te verstrekken die strikt noodzakelijk zijn voor het doel van elk van de interveniërende partijen.

2° In verband met de bescherming van de persoonlijke levenssfeer bij de verwerking van de persoonsgegevens stelt artikel 19bis van het voornoemde besluit van 10 juli 1990 dat elk IBW dient te beschikken over een reglement. Dit reglement dient onder meer de volgende gegevens te bevatten : de aard van de verwerkte gegevens en de manier waarop ze worden verkregen, de organisatie van het circuit van de te verwerken medische gegevens, de termijn waarna, in voorkomend geval, de gegevens niet meer mogen bewaard, gebruikt of verspreid worden, de onderlinge verbanden, de onderlinge verbindingen of elke andere vorm van vergelijking van gegevens die worden verwerkt, de naam van de arts die de verantwoordelijkheid en het toezicht uitoefent bedoeld in artikel 7, eerste lid, van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens.

Persoonsgegevens, met inbegrip van de persoonsgegevens die de gezondheid betreffen, die geen deel uitmaken van het medisch dossier, dienen, in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkenen te identificeren, niet langer te worden bewaard dan voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor zij worden verkregen of verder worden verwerkt, noodzakelijk is (artikel 4, § 1, 5°, van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens).

In verband met het dossier dat werd ingediend voor de personen van wie de kandidatuur niet werd aanvaard of die zelf het intakegesprek annuleerden, is de Nationale Raad van oordeel dat de bewaring ervan dient te voldoen aan de voorwaarden in artikel 4, § 1, 5°, van de voornoemde wet van 8 december 1992.

De Nationale Raad staat tot uw beschikking voor elke verdere uitleg.

1.Advies van 30 mei 2009 van de Nationale Raad « Inzage van het medisch dossier door de hoofdarts van het ziekenhuis », Tijdschrift van de Nationale Raad nr. 126.