Bewaring van archieven
Een provinciale raad die te weinig plaats heeft voor de bewaring van zijn archieven vraagt aan de Nationale Raad of deze archieven gedeeltelijk op microfilm bewaard mogen worden.
Hij zou graag overgaan tot de aankoop van de nodige bergruimte voor de bewaring van zijn documenten.
Advies van de Nationale Raad:
Ik heb het genoegen u mede te delen dat uw brief bestudeerd werd in de vergadering van de Nationale Raad van 20 maart 1993.
De noodzaak van het bewaren van archieven wordt bepaald door de latere nuttige of nodige aanwending ervan.
In dit verband vindt u als bijlage een artikel uit de "Journal des Tribunaux" betreffende het bewijs, dat eens te meer tot het besluit leidt dat wat documenten van om het even welk orgaan van de Orde betreft alleen originele bescheiden bewijswaardig zijn in rechtszaken.
Rekening houdend met de verjaring in burgerlijke rechtszaken is het dus in de regel aangewezen de documenten gedurende dertig jaar te bewaren, waarbij niet uit het oog mag worden verloren dat het afgedaan zijn van zaken zoals tuchtaangelegenheden nooit definitief is, aangezien latere herzieningsprocedures met eventuele schadevorderingen, e.a., niet kunnen worden uitgesloten.
De Nationale Raad is derhalve de mening toegedaan dat elke verwijdering (vernietiging) van originele stukken met omzichtigheid dient te gebeuren en hij stemt in met de aankoop van de nodige bergruimte voor de bewaring van de archieven.