Nota van de studiedienst:

Bij brief van 14 februari 1992 maakte de PR Brabant (F) de Nationale Raad een adviesaanvraag over afkomstig van de 'Union professionnelle des médecins des hôpitaux universitaires de Bruxelles' d.d. 4 februari 1992.

Deze adviesaanvraag heeft betrekking op de deontologische toelaatbaarheid van het, in ziekenhuizen, op microfilm bewaren van medische dossiers.

De verplichting om medische dossiers gedurende lange (en soms zelfs onbepaalde) tijd te bewaren kan uiteindelijk leiden tot stockageproblemen en moeilijkheden bij het opzoeken en manipuleren van de dossiers. Vandaar dat medische dossiers, voornamelijk in ziekenhuizen, op microfilm worden geplaatst of anderszins worden verwerkt met de bedoeling de nodige archiefruimte, en dus ook de kosten hieraan verbonden, tot een minimum te beperken. De vraag rijst dan of de integrale originele dossiers nog alsdusdanig moeten bewaard blijven.

Deze vraag werd op 10 november 1988 voorgelegd aan de Minister van Sociale Zaken.
De Minister antwoordde als volgt:

"Ingevolge artikel 15 van de wet op de ziekenhuizen, gecoördineerd op 7 augustus 1987, moet voor elke patiënt een medisch dossier worden aangelegd en in het ziekenhuis worden bewaard.

Artikel 6, 4° van het Koninklijk Besluit van 15 december 1987 houdende uitvoering van de artikels 13 tot en met 17 van de wet op de ziekenhuizen, zoals gecoördineerd door het Koninklijk Besluit van 7 augustus 1987 bepaalt dat de hoofdgeneesheer er moet over waken dat maatregelen worden genomen om een medisch dossier, als onderdeel van het patiëntendossier, voor elke patiënt aan te leggen en in het ziekenhuis te bewaren.

Artikel 46 van de Code van geneeskundige Plichtenleer bepaalt dat de geneesheer de medische dossiers gedurende 30 jaar moet bewaren; desgevallend moet hij erop toezien dat de dossiers derwijze worden vernietigd dat het beroepsgeheim gewaarborgd blijft.

Ik wijs er het geacht lid evenwel op dat de openbare ziekenhuizen onderworpen zijn aan de archiefwet van 24 juni 1955 en, zelfs na 30 jaar, de toestemming van de algemene rijksarchivaris of van zijn gemachtigde moeten vragen alvorens de medische dossiers te mogen vernietigen.
Voor nadere vragen omtrent de toepassing van de archiefwet op openbare ziekenhuizen verwijs ik het geacht lid naar de minister van Buitenlandse Zaken die de voogdijminister is voor alle wetenschappelijke instellingen van de staat opgesomd in het Koninklijk Besluit van 27 mei 1988.
Voor wat betreft de medische dossiers die op microfiche worden geplaatst of op een andere wijze worden verwerkt wijs ik het geacht lid erop dat in geval van een gerechtelijke procedure en, vermits het om niet‑originele documenten gaat, problemen inzake bewijskracht kunnen rijzen."

(Vragen en Antwoorden, Kamer van Volksvertegenwoordigers, 20 december 1988, 2586 - vraag nr. 61 VAN PARYS).

Dezelfde vraag werd ook reeds meerdere keren voorgelegd aan de Nationale Raad.

In een laatste advies hieromtrent herinnerde de Nationale Raad eraan dat krachtens artikel 2262 van het Burgerlijk Wetboek" alle rechtsvorderingen, zowel zakelijke als persoonlijke, verjaren door verloop van dertig jaren" en dat de medische dossiers bijgevolg gedurende een periode van dertig jaar dienen te worden bewaard. Ter informatie werd tevens bovenstaand antwoord op een parlementaire vraag overgemaakt. (Advies van 18 februari 1989, Tijdschrift Nationale Raad Orde van geneesheren, nr. 44, juni 1989, 19)

Tevoren was er in de briefwisseling uitgaande van het Bureau van de Nationale Raad verscheidene malen op gewezen dat "sommige stukken van het archief op microfilm mogen geplaatst worden. Bij het selecteren van de stukken dient men er rekening mee te houden dat, volgens de rechtspraak van het Hof van Cassatie, de fotocopie slechts als bewijs wordt aangenomen wanneer de tegenpartij niet betwist dat die copie de tekst van het oorspronkelijke stuk trouw weergeeft. De microfilm moet van zodanige kwaliteit zijn dat men het document kan reproduceren zonder verlies van een enkel element."

Ten slotte dient ook rekening gehouden te worden met het advies van de Provinciale Raad van Antwerpen inzake de bewaring van medische dossiers, goedgekeurd door de Nationale Raad op 20 april 1985 (Officieel Tijdschrift Orde der geneesheren, 1984‑ 1985, nr. 33, 60‑62; tekst van het advies als bijlage bij deze nota).

Het is echter niet duidelijk welk het territoriaal toepassingsgebied van dit advies is: volgens het Officieel Tijdschrift gaat het om een advies van een welbepaalde provinciale raad dat enkel voor bedoelde provincie van toepassing is, terwijl uit latere brieven van (het Bureau van) de Nationale Raad zou kunnen afgeleid worden dat dit advies een meer algemene geldingskracht heeft.

Advies van de Provinciale Raad van Antwerpen:

De medische gegevens, die van wezenlijk belang zijn voor de eventuele latere medische verzorging van de patiënt, dienen zeker gedurende 30 jaar bewaard te worden en soms zelfs nog langer, indien het belang van de verzorging van de patiënt het eist. Het is echter aanvaardbaar dat, na verloop van een redelijke termijn, bijv. 10 jaar, de behandelende arts in afspraak en samenwerking met zijn medische raad zijn medische dossiers zou ventileren.

Indien de medische ontslagbrief alle nuttige gegevens voor de continuïteit van de zorgverlening bevat, hoeven de documenten opgesteld door de ondertekenaar van de ontslagbrief niet meer te worden bewaard, maar wel alle documenten van andere geneesherenconsulenten betreffende de patiënt.

Er is geen reden om minder voorzichtige eisen te stellen in verband met de bewaring van medische documenten van overleden patiënten, daar gerechtelijke vorderingen van burgerlijke aard in dit geval ook gedurende 30 jaar mogelijk zijn.

De gegevens gearchiveerd op microfilm of computer kunnen als rechtsgeldig materiaal dienen, op voorwaarde dat de echtheid ervan door een betrokken partij niet wordt betwist. Vandaar dat het bij zulke vorm van archivering geraadzaam is de essentiële originele stukken ‑ en dit volgens de oordeelkundige keuze van de behandelende arts ‑ te bewaren.

Wat betreft röntgenfoto's en gelijkaardige documenten, wat betreft allerlei soorten tracés, kortom resultaten van technische onderzoeken zonder het interpretatieve protocol, wijst de Provinciale Raad u erop dat zij, volgens artikel 42 (1) van de Code van geneeskundige Plichtenleer, aan de patiënt kunnen worden toevertrouwd.

Het is een door de jurisprudentie van de Raden van de Orde ondersteunde gewoonte de afgifte van zulke documenten aan de patiënt niet te weigeren. In zulk geval verdient het aanbeveling een ontvangstbewijs door de patiënt te laten ondertekenen.

Tenslotte dienen de administratieve voorschriften inzake bewaring van sommige documenten (cfr RIZIV‑nomenclatuur) gerespecteerd te worden.

De Provinciale Raad meent aldus met dit advies een redelijke archivering mogelijk te maken, die op de allereerste plaats de belangen van de patiënt vrijwaart, doch anderzijds ook een nodeloze ophoping van documenten vermijdt.

(1) Art. 42: Op vraag van de patiënt of wanneer hij het zelf nuttig oordeelt, mag de geneesheer zo het belang van de patiënt het vergt, objectieve gegevens uit het dossier, zoals radiografieën en resultaten van onderzoekingen, aan de zieke mededelen.