Resultaten
Resultaten
Medisch archief - Verantwoordelijke voor de opslag ervan in het ziekenhuis
Een provinciale raad doet de Nationale Raad een adviesaanvraag geworden van een arts in verband met de bewaring van het medisch archief in een ziekenhuis. De arts vraagt wie hier verantwoordelijk voor is : het ziekenhuis of de arts?
Antwoord van de Nationale Raad:
Krachtens artikel 6, 5° van het Koninklijk Besluit van 15 december 1987 houdende uitvoering van de artikels 13 tot en met 17 van de wet op de ziekenhuizen, behoort het aan de hoofdgeneesheer van het ziekenhuis erover te waken dat in het ziekenhuis maatregelen worden genomen om een medisch dossier, als onderdeel van het patiëntendossier, voor elke patiënt aan te leggen en in het ziekenhuis te bewaren, onder zijn verantwoordelijkheid.
Voor zoveel als nuttig, vindt u hierbij kopie van het advies van 20 april 1985 betreffende de bewaring van medische dossiers.
Advies van de Nationale Raad van 20 april 1985 :
De Provinciale Raad is bevoegd om, aan de hand van de algemene deontologische beginselen en aan de hand van de tuchtrechtelijke rechtspraak, advies te verlenen inzake medisch deontologische problemen.
Voor wat betreft de bewaringstermijn van boekhoudkundige en andere louter administratieve documenten, verwijst de Provinciale Raad derhalve naar de van kracht zijnde wettelijke beschikkingen en administratieve reglementen; bij ontstentenis ervan is de bewaringstermijn afhankelijk van de persoonlijke appreciatie van de betrokkene.
Voor wat betreft de medische dossiers bepaalt artikel 46 van de Code van geneeskundige Plichtenleer dat de arts ze gedurende 30 jaar dient te bewaren. De bewaring van medische documenten wordt enerzijds vereist om over bewijsmateriaal te beschikken ingeval van rechtsvorderingen, die het beginsel van verjaring impliceren. Deze is voor burgerlijke zaken 30 jaar, en kortere termijnen indien de burgerlijke fout tevens een inbreuk op het strafrecht uitmaakt. Vandaar de bepaling van 30 jaar in artikel 46 van de Code van geneeskundige Plichtenleer (1). Op medisch deontologisch gebied geldt anderzijds niet alleen de aansprakelijkheid wegens een eventuele beroepsfout, doch eveneens het belang van de patiënt met betrekking tot de continuïteit der zorgen. Zelfs na meer dan 30 jaar kunnen medische gegevens soms nog van belang zijn voor de verdere verzorging.
Derhalve volgend advies van de Provinciale Raad over de bewaring van medische documenten:
De medische gegevens, die van wezenlijk belang zijn voor de eventuele latere medische verzorging van de patiënt, dienen zeker gedurende 30 jaar bewaard te worden en soms zelfs nog langer, indien het belang van de verzorging van de patiënt het eist. Het is echter aanvaardbaar dat, na verloop van een redelijke termijn, bv. 10 jaar, de behandelende arts in afspraak en samenwerking met zijn medische raad zijn medische dossiers zou ventileren.
Indien de medische ontslagbrief alle nuttige gegevens voor de continuïteit van de zorgverlening bevat, hoeven de documenten opgesteld door de ondertekenaar van de ontslagbrief niet meer te worden bewaard, maar wel alle documenten van andere geneesheren consulenten betreffende de patiënt.
Er is geen reden om minder voorzichtige eisen te stellen in verband met de bewaring van medische documenten van overleden patiënten, daar gerechtelijke vorderingen van burgerlijke aard in dit geval ook gedurende 30 jaar mogelijk zijn.
De gegevens gearchiveerd op microfilm of computer kunnen als rechtsgeldig bewijsmateriaal dienen, op voorwaarde dat de echtheid ervan door een betrokken partij niet wordt betwist. Vandaar dat het bij zulke vorm van archivering geraadzaam is de essentiële originele stukken - en dit volgens de oordeelkundige keuze van de behandelende arts - te bewaren.
Wat betreft röntgenfoto's en gelijkaardige documenten, wat betreft allerlei soorten tracés, kortom resultaten van technische onderzoeken zonder het interpretatieve protocol, wijst de Provinciale Raad U erop dat zij, volgens artikel 42 van de Code van geneeskundige Plichtenleer (2), aan de patiënt kunnen worden toevertrouwd.
Het is een door de jurisprudentie van de Raden van de Orde ondersteunde gewoonte de afgifte van zulke documenten aan de patiënt niet te weigeren. In zulk geval verdient het aanbeveling een ontvangstbewijs door de patiënt te laten ondertekenen.
Tenslotte dienen de administratieve voorschriften inzake bewaring van sommige documenten (cfr Riziv nomenclatuur) gerespecteerd te worden.
De Provinciale Raad meent aldus met dit advies een redelijke archivering mogelijk te maken, die op de eerste plaats de belangen van de patiënt vrijwaart doch anderzijds ook een nodeloze ophoping van documenten vermijdt.
(1) De geneesheer moet de medische dossiers gedurende 30 jaar bewaren; desgevallend moet hij erop toezien dat de dossiers derwijze worden vernietigd dat het beroepsgeheim gewaarborgd blijft.
(2) Op vraag van de patiënt of wanneer hij het zelf nuttig oordeelt, mag de geneesheer zo het belang van de patiënt het vergt, objectieve gegevens uit het dossier, zoals radiografieën en resultaten van onderzoekingen, aan de zieke meedelen.
Medische dossiers - Dertigjarige bewaartermijn
Medische dossiers - Dertigjarige bewaringstermijn
De Provinciale Raad van Henegouwen ontving een brief van een op zijn Lijst ingeschreven arts die zijn medische activiteiten wenst te beëindigen en wil verhuizen naar een kleinere woning. De arts vraagt wat hij, praktisch gezien, moet aanvangen met zijn medische dossiers die, volgens art. 46 van de Code van geneeskundige Plichtenleer, gedurende 30 jaar bewaard moeten worden.
Nadat de Provinciale Raad een aantal gedeeltelijke oplossingen had voorgesteld, ontstond een briefwisseling met de betrokken arts over de interpretatie van een arrest van het Hof van Cassatie van 13 januari 1994 in verband met de aanvang van de verjaring van de rechtsvordering tot vergoeding van de door een misdrijf veroorzaakte schade (Arresten van het Hof van Cassatie, 1994, 27; Journal des tribunaux, 1994, 291).
De Provinciale Raad van Henegouwen stuurde onderstaande brief naar de adviesvragende arts en naar de Nationale Raad, met het verzoek aan deze laatste de brief goed te keuren dan wel te wijzigen:
Brief van de Provinciale Raad van Henegouwen :
Na lectuur van uw brief die wij op 31 december 1997 ontvingen, delen wij mee dat wij uw analyse van het arrest van het Hof van Cassatie van 13 januari 1994 niet kunnen overnemen.
Alhoewel het misdrijf van onopzettelijke slagen en verwondingen een ogenblikkelijk strafbaar feit is, neemt, volgens dit arrest, de verjaring van de daad ter vergoeding van de schade toegebracht door dit feit slechts een aanvang op het ogenblik van het verschijnen van de schade, aangezien het strafbaar feit slechts vanaf dat moment bestaat.
In feite ligt dit arrest in de lijn van de jurisprudentie van het Hof van Cassatie, zelfs al ontbreekt er een zekere evolutie. De gestelde vraag blijft die van het verschijnen van de schade.
Het Hof van Beroep nam als datum van verschijning van de schade, element van het strafbaar feit, niet die van het verschijnen van een letsel dat slechts een symptoom is dat kan voorkomen in afwezigheid van een medische fout, maar wel die van de hospitalisering ten gevolge van een abnormale verergering van de infectie. Het Hof van Cassatie verklaarde de beslissing van het Hof van Beroep wettelijk gegrond.
U zult zeker met interesse de nota lezen die voorkomt onder het arrest (Pasicrisie 1995, Ih 24).
In werkelijkheid is dit arrest slechts van relatief belang voor de vraag die u bezighoudt.
Men moet inderdaad het probleem bestuderen in het licht van arrest nr. 25/95 van 21 maart 1995 van het Arbitragehof :
- zegt voor recht dat "artikel 26 van de voorafgaande titel van het Wetboek van Strafvordering de artikelen 10 en 11 van de Grondwet schendt", beslissing onder meer gebaseerd op volgende redenen : "De betrokken bepaling heeft tot gevolg dat zij die door een fout schade lijden in een merkelijk ongunstiger positie verkeren wanneer die fout een misdrijf uitmaakt, dan wanneer zulks niet het geval is. Dit brengt, vooral in gevallen waarin de schade zich pas na lange tijd doet gevoelen - en ook al aanvaardt het Hof van Cassatie sinds kort dat de verjaringstermijn van de burgerlijke rechtsvordering voortkomend uit het misdrijf van onopzettelijke slagen en verwondingen pas begint te lopen op de dag dat de schade zich veruitwendigt (Cass., 13 januari 1994, Pasicrisie 1994, I, p. 23) - een ernstige beperking van de rechten van het slachtoffer met zich mee die niet opweegt tegen de belangen die de wetgever van 1878 en die van 1961 met de maatregel beoogden te beschermen, namelijk het recht op vergetelheid van de dader van een misdrijf waarborgen (Pasinomie 1891, p. 176), de rechtszekerheid waarborgen (Gedr. St., Senaat, 1956-1957, nr. 232, p 2.) en voorkomen dat de inmiddels herstelde openbare vrede andermaal wordt verstoord (ibidem). Die bezorgdheden verantwoorden dat voor de strafvordering bijzondere verjaringstermijnen gelden, die in verhouding staan tot de ernst van de feiten. Maar ze verantwoorden niet dat de burgerlijke rechtsvordering tot vergoeding van de door die feiten teweeggebrachte schade na vijf jaar verjaart - ongeacht de aanpassingen die door de wet en de rechtspraak werden aangebracht - terwijl de vergoeding van de schade teweeggebracht door een burgerlijke fout, die minder zwaar is dan een fout die de wetgever als strafbaar heeft aan-gemerkt, gedurende dertig jaar kan worden gevorderd".
- Dit arrest werd bevestigd door dat van 12 juli 1996 (Belgisch Staatsblad, 14 augustus 1996, p. 21580).
Men kan dus in casu besluiten dat de dertigjarige verjaring van toepassing is.
Gezien het belang van de kwestie, leggen wij ons antwoord voor aan de Nationale Raad en vragen wij hem het ofwel te bekrachtigen ofwel te wijzigen.
In zijn vergadering van 25 april 1998 bestudeerde de Nationale Raad deze brief en antwoordde als volgt aan de Provinciale Raad van Henegouwen:
De Nationale Raad is tijdens zijn vergadering van 25 april 1998 overgegaan tot het onderzoek van de briefwisseling tussen uw raad en dokter X, ingeschreven op uw Lijst, betreffende de dertigjarige bewaring van medische dossiers.
De Nationale Raad stemt in met uw ontwerpantwoord. Hij vestigt echter uw aandacht op het wetsontwerp tot wijziging van sommige bepalingen betreffende de verjaring, dat, na zijn goedkeuring in de Kamer van Volksvertegenwoordigers op 12 februari 1998, nu in behandeling is in de Senaat. Dit wetsontwerp bepaalt in artikel 5:
Een artikel 2262bis, luidend als volgt, wordt in hetzelfde wetboek ingevoegd:
"Art. 2262bis - § 1. Alle persoonlijke rechtsvorderingen verjaren door verloop van tien jaar.
In afwijking van het eerste lid verjaren alle rechtsvorderingen tot vergoeding van schade op grond van buitencontractuele aansprakelijkheid door verloop van vijf jaar vanaf de dag volgend op die waarop de benadeelde kennis heeft gekregen van de schade of van de verergering ervan en van de identiteit van de daarvoor aansprakelijke persoon.
De in het tweede lid vermelde vorderingen verjaren in ieder geval door verloop van twintig jaar vanaf de dag volgend op die waarop het feit waardoor de schade is veroorzaakt zich heeft voorgedaan, behoudens bedrog.
§ 2. Indien een in kracht van gewijsde gegane beslissing over een vordering tot vergoeding van schade enig voorbehoud heeft erkend, dan is de eis die strekt om over het voorwerp van dat voorbehoud vonnis te doen wijzen, ontvankelijk gedurende twintig jaar na de uitspraak.".
De termijn van 30 jaar vastgelegd in de Code van geneeskundige Plichtenleer voor de bewaring van de dossiers houdt rekening met de wettelijke bepalingen in civiele zaken en legt de arts de bewaring van de originele documenten op gedurende deze periode, wie ze ook bewaart of waar ze ook bewaard worden. Nieuwe wetsbepalingen zouden in de toekomst een aanpassing van artikel 46 van de Code van geneeskundige Plichtenleer kunnen ten gevolge hebben.
De dertigjarige verjaringstermijn van de rechtsvordering tot herstel van de schade van een fout vangt, in het kader van de huidige wetgeving, aan op het ogenblik van het verschijnen van de schade.
De paragrafen die handelen over het Arbitragehof en meer in het bijzonder het arrest nr. 25/95 moeten niet in uw antwoord voorkomen om uw gesprekspartner niet verkeerd te informeren. Immers, een arrest van het Arbitragehof vervangt de wet niet.
(1) Inmiddels werden sommige bepalingen betreffende de verjaring gewijzigd bij wet. Zie rubriek "Actualiteit", blz. 21.
Bewaring van medische dossiers op microfilm
De Union professionnelle des médecins des hôpitaux universitaires de Bruxelles vraagt aan de Nationale Raad of de bewaring van medische dossiers op microfilm toegestaan is en welke waarde hij eraan toekent.
Advies van de Nationale Raad:
In antwoord op uw brief van 14 februari 1992 met betrekking tot de bewaring van medische dossiers op microfilm, herinnert de Nationale Raad u eraan dat krachtens artikel 2262 van het Burgerlijk Wetboek "alle rechtsvorderingen, zowel zakelijke als persoonlijke, verjaren door verloop van dertig jaren" en dat de medische dossiers bijgevolg gedurende een periode van dertig jaar dienen te worden bewaard.
Bijgaand vindt u een nota van de studiedienst aangaande dit onderwerp. Het advies van de Provinciale Raad van Antwerpen, waarvan sprake "in fine" van de nota, is algemeen geldend aangezien het goedgekeurd werd door de Nationale Raad.
Nota van de studiedienst:
Bij brief van 14 februari 1992 maakte de PR Brabant (F) de Nationale Raad een adviesaanvraag over afkomstig van de 'Union professionnelle des médecins des hôpitaux universitaires de Bruxelles' d.d. 4 februari 1992.
Deze adviesaanvraag heeft betrekking op de deontologische toelaatbaarheid van het, in ziekenhuizen, op microfilm bewaren van medische dossiers.
De verplichting om medische dossiers gedurende lange (en soms zelfs onbepaalde) tijd te bewaren kan uiteindelijk leiden tot stockageproblemen en moeilijkheden bij het opzoeken en manipuleren van de dossiers. Vandaar dat medische dossiers, voornamelijk in ziekenhuizen, op microfilm worden geplaatst of anderszins worden verwerkt met de bedoeling de nodige archiefruimte, en dus ook de kosten hieraan verbonden, tot een minimum te beperken. De vraag rijst dan of de integrale originele dossiers nog alsdusdanig moeten bewaard blijven.
Deze vraag werd op 10 november 1988 voorgelegd aan de Minister van Sociale Zaken.
De Minister antwoordde als volgt:
"Ingevolge artikel 15 van de wet op de ziekenhuizen, gecoördineerd op 7 augustus 1987, moet voor elke patiënt een medisch dossier worden aangelegd en in het ziekenhuis worden bewaard.
Artikel 6, 4° van het Koninklijk Besluit van 15 december 1987 houdende uitvoering van de artikels 13 tot en met 17 van de wet op de ziekenhuizen, zoals gecoördineerd door het Koninklijk Besluit van 7 augustus 1987 bepaalt dat de hoofdgeneesheer er moet over waken dat maatregelen worden genomen om een medisch dossier, als onderdeel van het patiëntendossier, voor elke patiënt aan te leggen en in het ziekenhuis te bewaren.
Artikel 46 van de Code van geneeskundige Plichtenleer bepaalt dat de geneesheer de medische dossiers gedurende 30 jaar moet bewaren; desgevallend moet hij erop toezien dat de dossiers derwijze worden vernietigd dat het beroepsgeheim gewaarborgd blijft.
Ik wijs er het geacht lid evenwel op dat de openbare ziekenhuizen onderworpen zijn aan de archiefwet van 24 juni 1955 en, zelfs na 30 jaar, de toestemming van de algemene rijksarchivaris of van zijn gemachtigde moeten vragen alvorens de medische dossiers te mogen vernietigen.
Voor nadere vragen omtrent de toepassing van de archiefwet op openbare ziekenhuizen verwijs ik het geacht lid naar de minister van Buitenlandse Zaken die de voogdijminister is voor alle wetenschappelijke instellingen van de staat opgesomd in het Koninklijk Besluit van 27 mei 1988.
Voor wat betreft de medische dossiers die op microfiche worden geplaatst of op een andere wijze worden verwerkt wijs ik het geacht lid erop dat in geval van een gerechtelijke procedure en, vermits het om niet‑originele documenten gaat, problemen inzake bewijskracht kunnen rijzen."
(Vragen en Antwoorden, Kamer van Volksvertegenwoordigers, 20 december 1988, 2586 - vraag nr. 61 VAN PARYS).
Dezelfde vraag werd ook reeds meerdere keren voorgelegd aan de Nationale Raad.
In een laatste advies hieromtrent herinnerde de Nationale Raad eraan dat krachtens artikel 2262 van het Burgerlijk Wetboek" alle rechtsvorderingen, zowel zakelijke als persoonlijke, verjaren door verloop van dertig jaren" en dat de medische dossiers bijgevolg gedurende een periode van dertig jaar dienen te worden bewaard. Ter informatie werd tevens bovenstaand antwoord op een parlementaire vraag overgemaakt. (Advies van 18 februari 1989, Tijdschrift Nationale Raad Orde van geneesheren, nr. 44, juni 1989, 19)
Tevoren was er in de briefwisseling uitgaande van het Bureau van de Nationale Raad verscheidene malen op gewezen dat "sommige stukken van het archief op microfilm mogen geplaatst worden. Bij het selecteren van de stukken dient men er rekening mee te houden dat, volgens de rechtspraak van het Hof van Cassatie, de fotocopie slechts als bewijs wordt aangenomen wanneer de tegenpartij niet betwist dat die copie de tekst van het oorspronkelijke stuk trouw weergeeft. De microfilm moet van zodanige kwaliteit zijn dat men het document kan reproduceren zonder verlies van een enkel element."
Ten slotte dient ook rekening gehouden te worden met het advies van de Provinciale Raad van Antwerpen inzake de bewaring van medische dossiers, goedgekeurd door de Nationale Raad op 20 april 1985 (Officieel Tijdschrift Orde der geneesheren, 1984‑ 1985, nr. 33, 60‑62; tekst van het advies als bijlage bij deze nota).
Het is echter niet duidelijk welk het territoriaal toepassingsgebied van dit advies is: volgens het Officieel Tijdschrift gaat het om een advies van een welbepaalde provinciale raad dat enkel voor bedoelde provincie van toepassing is, terwijl uit latere brieven van (het Bureau van) de Nationale Raad zou kunnen afgeleid worden dat dit advies een meer algemene geldingskracht heeft.
Advies van de Provinciale Raad van Antwerpen:
De medische gegevens, die van wezenlijk belang zijn voor de eventuele latere medische verzorging van de patiënt, dienen zeker gedurende 30 jaar bewaard te worden en soms zelfs nog langer, indien het belang van de verzorging van de patiënt het eist. Het is echter aanvaardbaar dat, na verloop van een redelijke termijn, bijv. 10 jaar, de behandelende arts in afspraak en samenwerking met zijn medische raad zijn medische dossiers zou ventileren.
Indien de medische ontslagbrief alle nuttige gegevens voor de continuïteit van de zorgverlening bevat, hoeven de documenten opgesteld door de ondertekenaar van de ontslagbrief niet meer te worden bewaard, maar wel alle documenten van andere geneesherenconsulenten betreffende de patiënt.
Er is geen reden om minder voorzichtige eisen te stellen in verband met de bewaring van medische documenten van overleden patiënten, daar gerechtelijke vorderingen van burgerlijke aard in dit geval ook gedurende 30 jaar mogelijk zijn.
De gegevens gearchiveerd op microfilm of computer kunnen als rechtsgeldig materiaal dienen, op voorwaarde dat de echtheid ervan door een betrokken partij niet wordt betwist. Vandaar dat het bij zulke vorm van archivering geraadzaam is de essentiële originele stukken ‑ en dit volgens de oordeelkundige keuze van de behandelende arts ‑ te bewaren.
Wat betreft röntgenfoto's en gelijkaardige documenten, wat betreft allerlei soorten tracés, kortom resultaten van technische onderzoeken zonder het interpretatieve protocol, wijst de Provinciale Raad u erop dat zij, volgens artikel 42 (1) van de Code van geneeskundige Plichtenleer, aan de patiënt kunnen worden toevertrouwd.
Het is een door de jurisprudentie van de Raden van de Orde ondersteunde gewoonte de afgifte van zulke documenten aan de patiënt niet te weigeren. In zulk geval verdient het aanbeveling een ontvangstbewijs door de patiënt te laten ondertekenen.
Tenslotte dienen de administratieve voorschriften inzake bewaring van sommige documenten (cfr RIZIV‑nomenclatuur) gerespecteerd te worden.
De Provinciale Raad meent aldus met dit advies een redelijke archivering mogelijk te maken, die op de allereerste plaats de belangen van de patiënt vrijwaart, doch anderzijds ook een nodeloze ophoping van documenten vermijdt.
(1) Art. 42: Op vraag van de patiënt of wanneer hij het zelf nuttig oordeelt, mag de geneesheer zo het belang van de patiënt het vergt, objectieve gegevens uit het dossier, zoals radiografieën en resultaten van onderzoekingen, aan de zieke mededelen.