Geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens - Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer - Aangifte van het bestand.

De Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens bepaalt de voorwaarden waaraan deze verwerkingen moeten voldoen.

Alle artsen die medische dossiers bijhouden vallen onder het toepassingsgebied van deze wet, ongeacht of zij werken met manuele bestanden dan wel met geautomatiseerde.

De wet bepaalt eveneens dat elke houder van het bestand verplicht is aangifte te doen van de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens waarvoor hij verantwoordelijk is.

Elke arts dient bij de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer aangifte te doen van de reeds aan de gang zijnde geautomatiseerde verwerkingen en voortaan ook vooraleer met een geautomatiseerde verwerking te beginnen.

De Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer heeft een formulier uitgewerkt voor de aangifte van geautomatiseerde verwerkingen van persoonsgegevens. Dit formulier is beschikbaar als papierdocument en in elektronische vorm en bestaat uit twee delen :

- deel I betreft de identificatie van de houder van het bestand die de aangifte doet;

- deel II heeft betrekking op de beschrijving van de aan te geven geautomatiseerde verwerking.

De Commissie heeft echter de mogelijkheid voorzien "standaardaangiften" op te stellen. Dit zijn aangiften waarvan deel II vooringevuld is en die bedoeld zijn voor vaak voorkomende standaardverwerkingen waarmee een groot aantal houders van bestanden worden geconfronteerd.

Om de aangifte te vergemakkelijken voor een gedeelte van het artsenkorps dat aan deze verplichting onderworpen is, heeft de Nationale Raad van de Orde der geneesheren vier "standaardaangiften" uitgewerkt die kunnen beantwoorden aan de doeleinden van de verwerkingen en aan de categorieën van verwerkte gegevens. Deze "standaardaangiften" zijn bedoeld voor :

• artsen die zelfstandig werken in hun medisch kabinet;
• eenpersoons-professionele artsenvennootschappen;
• professionele vennootschappen van meerdere artsen.
• artsen werkzaam in een artsenassociatie zonder rechtspersoonlijkheid;

Artsen van wie de situatie beantwoordt aan een of meerdere van de hierna beschreven doeleinden van de "standaardaangiften" kunnen ernaar verwijzen wanneer zij hun "standaardaangifte" indienen bij de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, bij voorkeur via een door deze laatste bezorgde diskette, die ingevuld moet worden op het niveau van deel I : de houder van het bestand, met verwijzing naar het door de Commissie toegekende identificatienummer van de houder van het bestand, en op het niveau van deel S, met vermelding van het referentienummer van de standaardaangifte.

Het spreekt vanzelf dat voor geautomatiseerde bestanden die op andere wijzen en/of voor andere doeleinden bijgehouden worden, een individuele aangifte verplicht blijft !
Bovendien hebben deze "standaardaangiften" alleen betrekking op artsen die persoonsgegevens verwerken te persoonlijken titel, in tegenstelling tot diegenen die, bijvoorbeeld, binnen een verzorgingsinstelling meewerken aan het opstellen van een dossier waarvan de instelling "houder van het bestand" is.

De arts die de aangifte doet, blijft altijd verantwoordelijk voor de juistheid van zijn aangifte, ook al verwijst hij naar een of meerdere "standaardaangiften".

De aangifte van de geautomatiseerde medische bestanden moet gebeuren vóór het einde van de maand mei 1997.

De Nationale Raad heeft eveneens een tekst opgesteld voor het bericht dat uitgehangen dient te worden in de praktijk of in de wachtkamer. Deze tekst beoogt de personen van wie persoonsgegevens verwerkt worden te informeren over hun rechten.

Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens - belangrijkste verplichtingen van artsen-houders van bestanden van medische persoonsgegevens (1).

I. Verplichtingen voor houders van manuele bestanden en voor houders van geautomatiseerde bestanden.

1. Kennisgevingsplicht van de registratie

Zowel voor geautomatiseerde als voor manuele bestanden heeft de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (verder te noemen Wet Verwerking Persoonsgegevens - WVP) een kennisgevingsplicht ingesteld (artikelen 4 en 9).

Verschillende situaties kunnen zich voordoen:

a. bij een persoon worden - rechtstreeks - persoonsgegevens ingezameld die op hem betrekking hebben met het oog op de verwerking ervan (art. 4 WVP).
In dit geval moet de betrokkene in kennis worden gesteld van:
- de identiteit en het adres van de houder van het bestand, van zijn eventuele vertegenwoordiger in België en in voorkomend geval van de bewerker;
- in voorkomend geval, van de wettelijke of reglementaire basis van de verzameling van gegevens;
- het doeleinde waarvoor de verzamelde gegevens zullen worden gebruikt;

- de mogelijkheid om aanvullende inlichtingen te bekomen bij het openbaar register van geautomatiseerde verwerkingen dat de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (CBPL) dient op te richten (indien het gaat om een geautomatiseerde verwerking);
- zijn recht van toegang tot die gegevens, alsmede zijn recht om verbetering ervan te vragen.
Deze informatie dient verstrekt te worden bij elke inzameling van persoonsgegevens bij de betrokkene zelf.
De wet bepaalt niet:
- wanneer de betrokkene op de hoogte moet worden gebracht. Aangezien art. 4 de betrokkene de mogelijkheid wil bieden met kennis van zaken te oordelen of hij alle gevraagde gegevens dan wel een deel ervan of helemaal geen gegevens moet of wil meedelen, wordt aangenomen dat de betrokkene moet worden ingelicht vooraleer de gegevens daadwerkelijk worden gevraagd;
-op welke wijze de kennisgeving dient te gebeuren. De informatie kan schriftelijk of mondeling meegedeeld worden. Om bewijsproblemen te voorkomen lijkt een schriftelijke informatieverstrekking aan te raden. Hieronder kan ook verstaan worden het uithangen van een bericht in de praktijk of in de wachtkamer, het overhandigen van een brochure, ... .
Voorbeeld van een bericht dat zou kunnen uitgehangen worden:
"DE WET VAN 8 DECEMBER 1992 MET BETREKKING TOT DE BESCHERMING VAN DE PERSOONLIJKE LEVENSSFEER IS TOEPASSELIJK OP DE VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS DIE UW ARTS VAN U BEKOMEN HEEFT MET HET OOG OP ... (doel van de verwerking invullen).
Deze gegevens worden bewaard en verwerkt onder het toezicht en de verantwoordelijkheid van uw arts.
Zij kunnen u medegedeeld worden door toedoen van een door u gekozen arts en desgevallend verbeterd worden.
(alleen voor geautomatiseerde verwerkingen:
HET BESTAAN VAN DIT BESTAND IS VERMELD IN HET OPENBAAR REGISTER VAN GEAUTOMATISEERDE VERWERKINGEN VAN PERSOONSGEGEVENS DAT DOOR DE COMMISSIE VOOR DE BESCHERMING VAN DE PERSOONLIJKE LEVENSSFEER WORDT GEHOUDEN.)"

b. de gegevens worden ingezameld bij een andere persoon dan degene waarop ze betrekking hebben (art. 9 WVP).
In dit geval moet de betrokkene niet worden ingelicht bij de gegevensinzameling maar onverwijld, op het moment van de eerste registratie van de gegevens.
De te verstrekken informatie is dezelfde als deze die moet medegedeeld worden bij de rechtstreekse inzameling van persoonsgegevens bij de betrokkene zelf (zie hierboven).

De kennisgevingsplicht bij de eerste registratie geldt niet wanneer de betrokkene reeds op de hoogte werd gesteld bij de inzameling van de gegevens (zie hierboven - art. 4 WVP) of wanneer de verwerking kadert in een contractuele of wettelijk geregelde relatie tussen de betrokkene en de houder van het bestand. In deze gevallen wordt de betrokkene geacht op de hoogte te zijn van de verwerking.

2. Eerbiediging van het recht op kennisname van de gegevens en van het recht op verbetering, verwijdering en gebruiksverbod van gegevens.

(artikelen 10, 12 en 16, §10, 3°, WVP)

a. Medische persoonsgegevens dienen aan de betrokkene medegedeeld te worden indien hij daar om verzoekt. Deze mededeling gebeurt niet rechtstreeks doch door tussenkomst van een door de betrokkene gekozen arts. Deze 'gekozen arts' kan zijn: de houder van het bestand, de arts onder wiens toezicht en verantwoordelijkheid de gegevens verwerkt worden of een andere arts die de betrokkene hiertoe heeft aangewezen.

De taak van de gekozen arts bestaat erin de informatie om te zetten in een voor de betrokkene begrijpelijke taal.

Volgens de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer moeten aan de door de betrokkene gekozen arts alle medische gegevens over de betrokkene medegedeeld worden. Als algemene regel dient de gekozen arts alle informatie ook door te geven aan de betrokkene.

In uitzonderingsgevallen heeft die arts wel het recht een selectie tussen de gegevens uit te voeren indien een dergelijke maatregel strikt noodzakelijk blijkt voor de bescherming van de betrokkene zelf of van de rechten en vrijheden van anderen.

Ten slotte wijst de CBPL er op dat, indien de betrokkene er uitdrukkelijk om vraagt, de arts niet kan weigeren de gevraagde gegevens schriftelijk mede te delen.

b. Overeenkomstig art. 12 WVP heeft de betrokkene het recht alle onjuiste persoonsgegevens die op hem betrekking hebben kosteloos te doen verbeteren.

Bovendien is hij er toe gerechtigd kosteloos de verwijdering van of het verbod op de aanwending van alle hem betreffende persoonsgegevens te bekomen die, gelet op het doel van de verwerking, onvolledig of niet ter zake dienend zijn, of waarvan de registratie, de mededeling of de bewaring verboden zijn, of die na verloop van de toegestane duur zijn bewaard.

De arts dient er dan ook nauwlettend over te waken dat de gegevens worden bijgewerkt, dat onjuiste, onvolledige en niet ter zake dienende gegevens en gegevens die verkregen of verwerkt zijn in strijd met de WVP, verbeterd of verwijderd worden (art. 16, §1, 3°, WVP).

3. De arts die de verantwoordelijkheid(2) heeft voor de verwerking van medische persoonsgegevens dient bij naam de personen aan te wijzen die betrokken(3) zijn bij de verwerking van die gegevens of die er toegang toe hebben. Voor iedere gemachtigde persoon moet in een regelmatig bijgehouden register de inhoud en de reikwijdte van de toegangsmachtiging vastgesteld worden (art. 7 WVP).

II. Bijkomende verplichtingen voor houders van geautomatiseerde bestanden.

1. Aangifte van de geautomatiseerde verwerking aan de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer.

a. Artikel 17 WVP verplicht elke natuurlijke of rechtspersoon die houder is van een bestand alvorens van start te gaan met een geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens daarvan aangifte te doen bij de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer.
Voor diegenen die reeds vóór 1 maart 1995 (datum van inwerkingtreding van art. 17 WVP) persoonsgegevens op geautomatiseerde wijze verwerkten, was oorspronkelijk voorzien dat de aangifte diende te gebeuren tegen uiterlijk 30 november 1995. Deze aangiftetermijn werd nadien verlengd. Wat de artsen betreft, heeft de Nationale Raad aan de Commissie medegedeeld dat dezen tegen uiterlijk eind mei 1997 de nodige aangiften van geautomatiseerde verwerkingen moeten kunnen doen.
De CBPL werkte voor de aangifte van geautomatiseerde verwerkingen van persoonsgegevens een aangifteformulier uit. Dit formulier is beschikbaar als papier-document en onder elektronische vorm (diskette, magneetband).
Ieder aangifteformulier bestaat uit twee delen: deel I betreft de identificatie van de houder van het bestand die de aangifte doet en deel II heeft betrekking op de beschrijving van de aan te geven geautomatiseerde verwerking.
Om verscheidene redenen achtte de Commissie het aangewezen ook een systeem van 'standaardaangiften' te voorzien. Hieronder verstaat de CBPL een volledige, maar reeds gedeeltelijk vooringevulde (nl. deel II) aangifte die bedoeld is voor vaak voorkomende typeverwerkingen waarmee een groot aantal houders van bestanden worden geconfronteerd.

b. Er is een aparte aangifte vereist per doeleinde waarvoor de geautomatiseerde verwerking gebruikt wordt.
De CBPL stelde een lexicon van doelen van de verwerkingen op. Dit lexicon is bedoeld als een richtsnoer. Als in het lexicon geen passsende omschrijving te vinden is voor het doel van een bepaalde verwerking, kan de houder van het bestand zelf nog een ander doel omschrijven.
Het lexicon van doelen wordt door de Commissie toegestuurd samen met het aangifteformulier.

c. Voor 4 soorten doelen heeft de Nationale Raad standaardaangiften uitgewerkt. Deze doelen zijn:

• "patiëntenzorg", d.w.z. de diagnose en de paramedische behandeling van patiënten;
• "patiëntenadministratie", d.w.z. het opvolgen van verblijf en behandeling van patiënten met het oog op facturatie;
• "registratie van risicogroepen", d.w.z. het identificeren en opvolgen van personen die een medisch risico dragen;
• "ander doel: samenstellen van een patiëntenbestand op basis van diagnoses".

Bij deze standaardaangiften zijn de gegevens met betrekking tot de beschrijving van de aan te geven verwerking (deel ll van de aangifte) reeds ingevuld en dient de arts die er gebruik wil van maken alleen nog het eerste deel van de aangifte (identificatiegegevens betreffende de houder van het bestand) in te vullen.

Opmerkingen:

- de standaardaangiften uitgewerkt door de Nationale Raad zijn slechts bedoeld voor de volgende 4 categorieën van artsen:

1. artsen die zelfstandig werken in hun medisch kabinet;
2. eenpersoons-professionele artsenvennootschappen;
3. artsen werkzaam in een artsenassociatie zonder rechtspersoonlijkheid;
4. professionele vennootschappen van meerdere artsen;

- de verwijzing naar een standaardaangifte ontslaat de houder van het bestand geenszins van zijn verantwoordelijkheid voor wat de juistheid en volledigheid van zijn aangifte betreft. De houder van een bestand die gebruik maakt van een standaardaangifte dient daarom uitdrukkelijk te bevestigen dat de beschrijving van de standaardaan-gifte waarnaar hij verwijst overeenstemt met de kenmerken van de verwerking waarvan hij aangifte doet;

- wanneer een bepaalde verwerking een geheel of gedeeltelijk ander doel heeft dan het doel dat in een standaardaangifte wordt vermeld, dient een andere, eventueel bijkomende aangifte gedaan te worden.

d. Alle wijzigingen die aan een geautomatiseerde verwerking worden aan-gebracht en die een aanpassing vergen van de inlichtingen die door een aangifte aan de CBPL werden medegedeeld, moeten eveneens voorafgaandelijk aangegeven worden aan de Commissie.
Als aan een geautomatiseerde verwerking een einde wordt gemaakt, moet de CBPL hiervan voorafgaandelijk in kennis gesteld worden (art. 17, §7, WVP).

e. Om een papier-document of diskette voor de aangifte (zowel individuele als standaardaangifte) van een geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens te bekomen, kan gebruik gemaakt worden van het hierna afgedrukte aanvraagformulier. Dit formulier moet overgemaakt worden aan de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (adres: zie onderaan op het aanvraagformulier).
De CBPL bezorgt de arts dan de gevraagde diskettes of papier-documenten, samen met de nodige toelichtingen en instructies voor het invullen van de aangifte(n).

f. Op het ogenblik van de aangifte dient de houder van het bestand een bijdrage te storten aan de rekenplichtige van de CBPL (art. 17, §9, WVP). Dit dient te gebeuren aan de hand van het overschrijvingsformulier dat de Commissie aan de houder van het bestand doet geworden samen met het aangiftedocument of de aangiftediskette. Het betalingsbewijs moet steeds bij de aangifte gevoegd worden.
De bijdrage is als volgt vastgelegd:

• 10.000 frank per verwerking voor de aangifte van een verwerking in vrije vorm, d.w.z. wanneer geen gebruik gemaakt wordt van het document of van de magnetische drager die ter beschikking worden gesteld door de CBPL;
• 5.000 frank per verwerking indien gebruik gemaakt wordt van een papieren aangiftedocument van de CBPL;
• 2.500 frank per verwerking indien de verwerking op de datum van de aangifte betrekking heeft op ten hoogste 100 personen;
• 1.000 frank per verwerking indien gebruik gemaakt wordt van de magnetische informatiedrager die de CBPL ter beschikking stelt;
• 500 frank per verwerking indien de verwerking op de datum van de aangifte betrekking heeft op maximum 100 personen;
• 800 frank voor de aangifte door dezelfde houder op hetzelfde tijdstip van één of meer wijzigingen in de vermeldingen van de oorspronkelijke aangifte;
• de kennisgeving aan de CBPL van de opheffing van een geautomatiseerde verwerking geschiedt kosteloos.

2. Binnen de drie werkdagen na ontvangst van een aangifte van een geautomatiseerde verwerking dient de CBPL een ontvangstbewijs op te sturen naar de houder van het bestand.

Op dat ontvangstbewijs staat het identificatienummer van de aangegeven verwerking vermeld. Onder dat nummer kan de verwerking teruggevonden worden in het openbaar register van geautomatiseerde verwerkingen dat door de CBPL moet worden gehouden.
Het identificatienummer van de verwerking moet vermeld staan op ieder stuk waarvoor de verwerking gebruikt is (art. 18 WVP).

3. Voor elke geautomatiseerde verwerking dient een staat opgemaakt te worden waarin worden vermeld:

• de aard van de verwerkte gegevens;
• het doel van de verwerking;
• de onderlinge verbanden en raadplegingen;
• de personen of categorieën van personen aan wie de persoonsgegevens worden doorgegeven (art. 16, §1, 1°, WVP).

De wet bepaalt niet op welke wijze die staat moet worden opgemaakt, noch wat er verder dient mee te gebeuren. Het is een zuiver intern document dat door de houder van het bestand niet moet worden medegedeeld. Toch moet het document zeker worden opgesteld want niet-naleving van deze verplichting kan leiden tot een geldboete.

4. Er dient nagegaan te worden of de programma's voor de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens in overeenstemming zijn met de vermeldin-gen in de aangifte van de verwerking aan de CBPL en dat er geen werderrechtelijk gebruik wordt van gemaakt (art. 16, §1,2°, WVP).

HIER FORMULIER FAC SIMILE INLASSEN (Zie diskette X press 3.30)