Hoofdstuk 3: Respect
De arts bewaart de patiëntendossiers veilig en met inachtneming van het beroepsgeheim gedurende dertig jaar na het laatste contact met de patiënt. Daarna mag hij die patiëntendossiers vernietigen.
De arts die zijn praktijk stopzet, bezorgt de arts die de patiënt aanwijst, of de patiënt alle nuttige inlichtingen voor de continuïteit van de zorg.
1.1 Bewaren en bewaartermijn
Wat betreft het bewaren van patiëntendossiers bepaalt artikel 35, Kwaliteitswet, een termijn van minimum 30 jaar en een maximale bewaartijd van 50 jaar te rekenen vanaf het laatste patiëntencontact.
De Code van medische deontologie schrijft dezelfde algemene bepaling voor. Deze is, behalve uitzondering, van toepassing op alle medische dossiers.
De bewaartermijn van dertig jaar lijkt in overeenstemming met de doelstelling van het patiëntendossier. Het patiëntendossier is een werkinstrument dat noodzakelijk is voor de kwaliteit en de continuïteit van de zorg, een communicatiemiddel tussen gezondheidswerkers, een referentiepunt (kwaliteitszorg), een bewijselement op medisch vlak (zowel voor de arts als voor de patiënt) en een beheerelement (het wordt gebruikt voor de registratie van de Minimale Ziekenhuis Gegevens (MZG), voor de classificatie van de behandelde aandoening in ARP/DRG). Het is ook een recht van de patiënt.
De arts is verantwoordelijk voor en bewaarder van het patiëntendossier. Hij is niet de eigenaar ervan. Hij bewaart het in omstandigheden die het medisch geheim waarborgen, in goede staat.
Het volstaat dat het patiëntendossier elektronisch wordt bewaard. Na digitalisering mag de papieren versie van het patiëntendossier op een veilige en vertrouwelijke wijze worden vernietigd.
Eens de termijn van dertig jaar na het laatste contact met de patiënt is verstreken, mag het dossier worden vernietigd. Tijdens de vernietigingsprocedure dient ervoor te worden gezorgd dat de vertrouwelijkheid van de dossierinhoud wordt gewaarborgd.
1.2 Ziekenhuisdossier
De bewaartermijn van dertig jaar komt overeen met wat wordt bepaald in de gecoördineerde wet op de ziekenhuizen en de uitvoeringsbesluiten ervan.
In een ziekenhuisinstelling is de hoofdarts verantwoordelijk voor de bewaring van het ziekenhuisdossier door het ziekenhuis.
1.3 Einde van de activiteit
Een arts die zijn praktijk definitief stopzet licht zijn patiënten hierover proactief in en vraagt aan welke arts hij het patiëntendossier en eventueel andere nuttige en noodzakelijke inlichtingen voor de continuïteit van de zorg mag doorgeven dan wel of de patiënt deze rechtstreeks wenst te krijgen.
Naast de plicht tot het verzekeren van de zorgcontinuïteit rust op de arts ook de wettelijke plicht de patiëntendossiers te bewaren gedurende minimum dertig jaar te rekenen vanaf het laatste patiëntencontact (art. 35, Kwaliteitswet). De arts bewaart de informatie die hem nuttig lijkt voor zijn verdediging bij een geschil.
De arts kan voor de bewaring en de overdracht van de dossiers een beroep doen op een professional in het stockeren van vertrouwelijke gegevens.
Wanneer de arts geen collega vindt voor zijn patiëntendossiers, neemt hij best contact op met het erkend functioneel samenwerkingsverband van huisartsen waarvan hij deel uitmaakt of met zijn beroepsvereniging.
Het gebruikelijk dat de arts-overnemer de dertigjarige bewaarplicht overneemt. Hierover bestaat geen specifieke wettelijke regeling. De arts maakt met de arts-overnemer duidelijke, bij voorkeur schriftelijk vastgelegde afspraken over de bewaarplicht. Patiëntendossiers die niet worden overgedragen, dient de arts zelf te bewaren.
Wanneer de arts de dertigjarige bewaartermijn niet overleeft, worden de erfgenamen geconfronteerd met de patiëntendossiers in de nalatenschap. Het is raadzaam dat zij, indien de erfenis wordt aanvaard, de patiëntendossiers veilig en met respect voor het beroepsgeheim bewaren omwille van een (weliswaar gering) risico op een schuld uit een burgerlijke rechtsvordering die ten laste valt van de nalatenschap. De verjaringstermijn voor aansprakelijkheidsvorderingen is twintig jaar.
Artikel 20, §1, tweede lid, Kwaliteitswet, voorziet in een bewaarregeling ingeval de arts niet meer bij machte is de continuïteit van de zorg te waarborgen na definitieve stopzetting van zijn praktijk, bijvoorbeeld door het plotse overlijden van de arts. Wat betreft een gepaste bewaarregeling voor de patiëntendossiers neemt de Orde der artsen de nodige schikkingen. Voor de beroepsgroepen waarvoor geen deontologisch orgaan is ingericht, neemt de Toezichtcommissie de vermelde maatregelen.
De Orde der artsen komt slechts tussen in uitzonderlijke omstandigheden, i.e. bij plots overlijden of bij plotse onbekwaamheid van de arts (cf. FAQ 1.6.). In deze gevallen zal de provinciale raad een oplossing vinden voor de gepaste bewaring van de patiëntendossiers teneinde de zorgcontinuïteit en de eerbiediging van het beroepsgeheim te waarborgen. De Orde garandeert een veilige bewaring, met de waarborg voor de vertrouwelijkheid, de integriteit en de beschikbaarheid van de gezondheidsgegevens gedurende een periode van vijf jaar. Daarna worden de dossiers op veilige wijze vernietigd.
In geval van elektronische dossiers moeten de erkende softwarepakketten voorzien in de mogelijkheid om een volledig bestand met patiëntendossiers door te geven aan een andere arts bij stopzetting van een praktijk.
De bewaring van medische documenten in een beveiligde elektronische koffer zal in de plaats komen van de bewaring van de gezondheidsdossiers door een individuele arts.
beroepsaansprakelijkheid van de arts - beroepsgeheim - continuïteit van de zorg - medisch dossier - patiëntendossier - stopzetting van praktijk