Hoofdstuk 3: Respect
De arts bewaart de patiëntendossiers veilig en met inachtneming van het beroepsgeheim gedurende dertig jaar na het laatste contact met de patiënt. Daarna mag hij die patiëntendossiers vernietigen.
De arts die zijn praktijk stopzet, bezorgt de arts die de patiënt aanwijst, of de patiënt alle nuttige inlichtingen voor de continuïteit van de zorg.
1.1 Bewaren en bewaartermijn
De Code van medische deontologie schrijft voor dat patiëntendossiers gedurende dertig jaar na het laatste contact met de patiënt dienen te worden bewaard. Deze algemene bepaling is, behalve uitzondering, van toepassing op alle medische dossiers.
De bewaartermijn van dertig jaar lijkt in overeenstemming met de doelstelling van het patiëntendossier. Het patiëntendossier is een werkinstrument dat noodzakelijk is voor de kwaliteit en de continuïteit van de zorg, een communicatiemiddel tussen gezondheidswerkers, een referentiepunt (kwaliteitszorg), een bewijselement op medisch vlak (zowel voor de arts als voor de patiënt) en een beheerelement (het wordt gebruikt voor de registratie van de Minimale Ziekenhuis Gegevens (MZG), voor de classificatie van de behandelde aandoening in ARP/DRG). Het is ook een recht van de patiënt.
De (minimale) bewaartermijn van medische dossiers wordt door wetten vastgelegd: artikel I.4-89, § 2, van de Codex over het welzijn op het werk bepaalt dat het gezondheidsdossier van de werknemer ten minste vijftien jaar na zijn vertrek bewaard wordt, terwijl artikel VI.3-35 van dezelfde Codex stelt dat het gezondheidsdossier gedurende ten minste veertig jaar na het einde van de blootstelling [aan asbest] bewaard wordt. Indien de wet in een maximale bewaartijd van gezondheidsgegevens of in hun uitwissing voorziet, is de bewaartermijn vastgelegd door de medische deontologie niet van toepassing.
De arts is verantwoordelijk voor en bewaarder van het patiëntendossier. Hij is niet de eigenaar ervan. Hij bewaart het in omstandigheden die het medisch geheim waarborgen, in goede staat.
Eens de termijn van dertig jaar na het laatste contact met de patiënt is verstreken, mag het dossier worden vernietigd. Tijdens de vernietigingsprocedure dient ervoor te worden gezorgd dat de vertrouwelijkheid van de dossierinhoud wordt gewaarborgd.
Opmerking: artikel 35 van de wet van 22 april 2019 inzake de kwaliteitsvolle praktijkvoering in de gezondheidszorg bepaalt eveneens een maximale bewaartijd van 50 jaar te rekenen vanaf het laatste patiëntencontact. Dit artikel is in werking getreden op 1 januari 2022.
1.2 Ziekenhuisdossier
De bewaartermijn van dertig jaar komt overeen met wat wordt bepaald in de gecoördineerde wet op de ziekenhuizen en de uitvoeringsbesluiten ervan.
In een ziekenhuisinstelling is de hoofdarts verantwoordelijk voor de bewaring van het ziekenhuisdossier door het ziekenhuis.
1.3 Einde van de activiteit
Een arts die zijn praktijk stopzet licht zijn patiënten hierover proactief in en vraagt hen hem te laten weten aan welke arts hij de nuttige inlichtingen voor de continuïteit van de zorg dient door te geven of, of de patiënt deze rechtstreeks wenst te krijgen.
Deze handelwijze beoogt de continuïteit van de zorg te verzekeren. Zoals eerder vermeld is de continuïteit van de zorg niet het enige doel van het bewaren van het patiëntendossier. De arts bewaart de informatie die hem nuttig lijkt voor zijn verdediging bij een geschil. De arts kan voor de bewaring en de overdracht van de dossiers een beroep doen op een professional in het stockeren van vertrouwelijke gegevens.
Indien de arts niet in staat is zelf de nodige maatregelen te nemen voor de bewaring van de patiëntendossiers of voor de overdracht ervan, vertrouwt hij ze toe aan een collega die deze taak voor hem op zich neemt. Indien de arts niet in staat is een collega te vinden, wendt hij zich tot de huisartsenkring en/of zijn provinciale raad om hem te helpen een collega te vinden die bereid is deze taak op zich te nemen. De huisartsenkring kan zelf, onder de verantwoordelijkheid van zijn voorzitter, voor de bewaring van deze dossiers instaan. In laatste instantie is het aan de provinciale raad een oplossing te vinden voor de gepaste bewaring van de patiëntendossiers teneinde de zorgcontinuïteit en de eerbiediging van het beroepsgeheim te waarborgen
In geval van elektronische dossiers moeten de erkende softwarepakketten voorzien in de mogelijkheid om een volledig bestand met patiëntendossiers door te geven aan een andere arts bij stopzetting van een praktijk.
De vooruitgang op informaticagebied wekt de hoop dat de bewaring van medische documenten in een beveiligde elektronische koffer op min of meer korte termijn in de plaats zal komen van de bewaring van de gezondheidsdossiers door een individuele arts. De Orde zal de politieke overheid hierover interpelleren.
Opmerking: artikel 20 van de wet van 22 april 2019 inzake de kwaliteitsvolle praktijkvoering in de gezondheidszorg voorziet in een bewaarregeling ingeval de arts niet meer bij machte is de continuïteit van de zorg te waarborgen na definitieve stopzetting van zijn praktijk, bijvoorbeeld door het plotse overlijden van de arts. In dergelijke situatie kan de Toezichtcommissie de nodige schikkingen nemen wat betreft een gepaste bewaarregeling voor de patiëntendossiers. De Orde der artsen wordt hierover ingelicht en neemt de vermelde maatregelen. Dit artikel is in werking getreden op 1 juli 2022. De overige artikelen van de afdeling 11. Patiëntendossier zijn in werking getreden op 1 januari 2022.
beroepsaansprakelijkheid van de arts - beroepsgeheim - continuïteit van de zorg - medisch dossier - patiëntendossier - stopzetting van praktijk
