Bewaring van de medische dossiers

De basisrichtlijn is zeer eenvoudig: Art. 24 uit de code van medische deontologie.

https://ordomedic.be/nl/code-2018/respect/24

‘De arts bewaart de patiëntendossiers veilig en met inachtneming van het beroepsgeheim gedurende dertig jaar na het laatste contact met de patiënt. Daarna mag hij die patiëntendossiers vernietigen.’

Wie en hoe ?

• De arts is verantwoordelijk voor en bewaarder van het patiëntendossier. Hij is niet de eigenaar ervan. ‘Verkopen’ van dossiers is verboden.
• Hij bewaart het dossier in omstandigheden die het medisch geheim waarborgen, in goede staat.
• Het is voldoende dat het patiëntendossier elektronisch wordt bewaard. Na digitalisering mag de papieren versie van het patiëntendossier worden vernietigd, op een veilige en vertrouwelijke wijze.
• In een ziekenhuisinstelling is de hoofdarts verantwoordelijk voor de bewaring van het ziekenhuisdossier door het ziekenhuis. [1]
• Buiten ziekenhuisverband (privépraktijk) is de arts zelf verantwoordelijk voor het bewaren van het patiëntendossier.
• Arts met deskundigenopdracht: Hij hoeft het patiëntendossier niet te bewaren in zijn eigen archieven. De bewaring kan worden gewaarborgd door de instelling die de arts tewerkstelt of door de opdrachtgever. De arts-deskundige moet wel duidelijke contractuele afspraken hierover maken met de opdrachtgever.

Wat is de inhoud van het patiëntendossier?

• In principe alle persoons- en gezondheidsgegevens. Dit varieert in functie van de hoedanigheid van de arts, het soort praktijk, in ziekenhuis of privé,… Alle elementen moeten 30 jaar worden bijgehouden na het laatste patiëntencontact.
• Ook moeilijk te bewaren stukken moeten zolang worden bewaard. Bvb medische beeldvorming, coupes, parafinepreparaten,… [2]Na overleg en mits akkoord, kunnen deze stukken aan de patiënt ter bewaring worden gegeven.. Het verslag of protocol moet wel in het dossier worden bewaard.

Wat bij stopzetting praktijk?

• Bij stopzetting van diens praktijk, licht de arts proactief de patiënten hierover in en vraagt hen aan welke arts hij de gegevens moet doorgeven dan wel of de patiënt deze rechtstreeks wenst te krijgen.
• De arts zal alle nuttige inlichtingen voor de zorgcontinuïteit bezorgen aan diens collega, aangewezen door de patiënt.
• Bij stopzetting praktijk, blijft de arts verantwoordelijk voor de bewaring, maar hij kan overeenkomen met de arts die hem opvolgt om de bewaarplicht over te nemen ( best schriftelijk vastleggen).
• Bij overlijden/ wilsonbekwaamheid van de arts gaat de aansprakelijkheid voor het bewaren van de dossiers over op de erfgenamen. Zij kunnen hiervoor bijstand vragen van de provinciale raad van de Orde der artsen.[3]
• Indien de arts zelf niet in staat is tot het bewaren of overdragen van de dossiers, kan hij ze toevertrouwen aan derden met in acht name van volgende stappen:
  • Hij zoekt een collega die bereid is deze taak over te nemen. (eventueel de arts die hem opvolgt en best schriftelijk vastleggen)
  • De huisartsenkring vragen in te staan voor de bewaring, onder de verantwoordelijkheid van de voorzitter.
  • Bij problemen kan de arts bijstand vragen van de provinciale raad om een regeling uit te werken en een oplossing te vinden.
  • In geval van elektronische dossiers moeten de softwarepakketten voorzien in de mogelijkheid om een volledig bestand met patiëntendossiers door te geven aan een andere arts.[4]

Hoe lang bewaren?

• Art 24 uit de code voor medische deontologie schrijft voor dat patiëntendossiers gedurende dertig jaar na het laatste contact met de patiënt dienen te worden bewaard. Deze bepaling is van toepassing op alle medische dossiers, behalve uitzondering.
• Uitzondering: Indien de wet in een bewaartijd van gezondheidsgegevens of in hun uitwisseling voorziet, is de bewaartermijn vastgelegd door de medische deontologie niet van toepassing.
• Voorbeeld hiervan : art VI.3-35 van de codex over het welzijn op het werk stelt dat het gezondheidsdossier gedurende ten minste veertig jaar na het einde van de blootstelling( aan asbest) wordt bewaard.
• De ’30-jaarbewaarplicht’ geldt niet voor aanvraagformulieren van medisch technische onderzoeken. Deze moeten ten behoeve van het RIZIV een aantal jaar worden bijgehouden (op dit moment is dat 2 jaar voor de mutualiteit + 3 jaar waarin RIZIV kan controleren dus in totaal 5 jaar, op te volgen volgens richtlijnen RIZIV).
• Eens de termijn van dertig jaar na het laatste contact is verstreken, mag het dossier vernietigd worden, met inachtname van het waarborgen van de vertrouwelijkheid van het dossier.[5]
• Er is ook een maximale bewaartijd bepaald op 50 jaar na het laatste patiëntencontact in art. 35 van de wet van 22 april 2019 inzake de kwaliteitsvolle praktijkvoering in de gezondheidszorg. Dit artikel is in werking getreden op 1 januari 2022.
  

[1] Art. 25 Ziekenhuiswet en art. 6 KB van 15 december 1987, BS 25 december 1987.

[2] T. VANSWEEVELT en F. DEWALLENS, Het patiëntendossier, Antwerpen, Intersentia, 2011, (182 blz.), p. 156, nr. 250; Nationale raad Orde der artsen, “Advies van 20 januari 2001, Bewaartermijnen van radiografieën en elektro-encefalografische tracés, T. Orde Geneesh. 2001, nr. 92 en www.ordomedic.be

[3] T. VANSWEEVELT en F. DEWALLENS, Het patiëntendossier, Antwerpen, Intersentia, 2011, (182 blz.), p. 159, nr. 257.

[4] D. FORNACIARI en N. HEYLBROECK, Deontologische en wettelijke vereisten van het elektronisch patiëntendossier, in L. WOSTYN, R. PACQUEU en R. DIERICKX (ed.), Overhandigen medische gegevens, Orde der artsen Brugge, 2021, (365 blz.), p. 27.

[5] T. VANSWEEVELT en F. DEWALLENS, Het patiëntendossier, Antwerpen, Intersentia, 2011, (182 blz.), p. 157, nr. 254.